OfficeNow est la suite bureautique de Talkspirit. Elle permet à vos utilisateurs de travailler efficacement ensemble et en ligne sur 3 types de documents :

Lorsqu'OfficeNow est activé au sein de votre organisation, 3 icônes documents apparaissent dans l'espace Drive.

À qui est destiné cet article ?

Cet article s’adresse à tous les utilisateurs de la plateforme.

Qui peut créer un document OfficeNow ?

Tous les utilisateurs de la plateforme ont la possibilité de créer un document OfficeNow dans le drive d’un groupe auquel ils appartiennent si cela à été autorisé au niveau du groupe par le gestionnaire.

Créer un document collaboratif OfficeNow

Pour créer un document, cliquez sur l'une des icônes de votre choix :

  • Le document texte est représenté par l'icône bleue,

  • La feuille de calcul ou tableur est représentée par l'icône verte,

  • La présentation est représentée par l'icône rouge.

Si vous réalisez cette action depuis l’onglet Récents, une fenêtre popup vous propose de choisir le groupe et le répertoire dans lequel vous souhaitez partager le document.

Dans le cas où ce document est créé depuis le répertoire d’un groupe, le nouveau document s’ouvre automatiquement dans un nouvel onglet.

Vue d'ensemble des 3 types de documents

L'interface de chaque type de document est familière.

Interface du document

Plus d’informations sur le document ici.

Interface du tableur

Plus d’informations sur le tableur ici.

Interface de la présentation

Plus d’informations ici.

Peut-on créer un document OfficeNow sur les plans Essentials, Standard et Premium ?

Avec l’offre Essentials, il est possible d’importer des fichiers et consulter des documents stockés sur le drive mais il n’est pas possible de créer, éditer ou supprimer ces documents.

Il est possible de créer un document OfficeNow sur les deux plans Standard et Premium.

Sur le plan Premium, les utilisateurs auront accès à des fonctionnalités avancées telles que la co-édition en simultané et l’historique des versions tandis que les utilisateurs d’un plan standard auront accès aux fonctionnalités de base.

Talkspirit inclut dans ses abonnements mensuels et annuels :

  • l'ouverture et la lecture de tous documents compatibles dans OfficeNow,

  • la création, la modification et le partage de documents, de feuilles de calcul et de présentations avec l'ensemble des utilisateurs dans les groupes,

  • la sauvegarde et l'accès de ces documents dans l'espace Drive attaché au groupe.

Les fonctionnalités suivantes sont proposées en option :

  • la gestion des versions (versionning),

  • la collaboration en ligne simultanément (co-édition),

  • une capacité de stockage plus importante.

Travailler avec les documents OfficeNow

Lorsque vous modifiez le contenu d'un document, tout ce que vous saisissez est par défaut automatiquement enregistré et sauvegardé en ligne.

Vous pouvez ainsi fermer la fenêtre de votre document sans crainte de perdre les modifications effectuées.

Donnez un titre à votre document en cliquant sur la zone dans le coin supérieur gauche de la fenêtre et en remplaçant Document sans titre par le titre de votre choix.

Travailler avec des documents téléchargés depuis l’ordinateur

Si vous souhaitez ouvrir un document téléchargé depuis votre ordinateur sur le drive pour le modifier avec OfficeNow, procédez en premier lieu à son téléchargement.

Une fois le document téléchargé, vous avez la possibilité de le visualiser en lecture seule en double cliquant.

Pour ouvrir ce document en version modifiable avec la suite OfficeNow, cliquez une fois sur le document. Des options supplémentaires apparaissent alors.

Sélectionnez Autres actions puis Ouvrir avec OfficeNow pour ouvrir votre document en version modifiable.

Travailler en collaboration et gérer les différentes versions

OfficeNow permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur un même document au même moment. La présence de plusieurs personnes en ligne sur le document est visible par une icône présente dans le bandeau supérieur à droite du document.

Depuis l’onglet Collaboration de votre document, vous pourrez accéder à différentes fonctionnalités vous permettant de collaborer avec vos collègues.

Pour suivre les modifications apportées par les utilisateurs sur le document, activez le mode Suivi des modifications.

Vous pouvez également ajouter des commentaires en sélectionnant un élément de texte, y répondre et fermer ces discussions depuis les fenêtres correspondantes.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les options de collaboration.

Lorsque vous modifiez un document, les évolutions que vous y apportez génèrent de nouvelles versions.

Ces versions peuvent être conservées pour permettre de distinguer les évolutions apportées entre 2 versions et revenir si besoin à une version précédente.

Vous pouvez accéder aux différentes versions de ces documents depuis l’onglet Collaboration, option Historique des versions.

Permissions et droits

Lorsque vous créez un document, tous les membres du groupe dans lequel le document a été partagé (membres de votre organisation ou guests) peuvent y accéder et le modifier.

Les personnes externes à la plateforme n’accèdent pas à ces documents.

Le gestionnaire du groupe a la possibilité d’autoriser l’ensemble des membres du groupe à créer, modifier et supprimer des documents ou de limiter ces droits aux seuls gestionnaires. Dans le cas où ces droits seraient limités, les membres du groupe accéderont tout de même à ces documents en lecture seule.

Autres actions

Les documents créés et partagés au sein d'un groupe peuvent faire l'objet des actions suivantes :

  • Renommer,

  • Déplacer vers …,

  • Créer une copie,

  • Joindre à une publication,

  • Télécharger,

  • Copier le lien du fichier,

  • Supprimer,

  • Mettre en favori.

Aux drives personnels s’ajoutent également la possibilité de partager le document à un nouvel utilisateur de la plateforme.Cliquez une fois sur le document concerné pour faire apparaître ces options.

Passer de documents Microsoft Office à OfficeNow

Les fichiers Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint partagés au sein d'un groupe peuvent être ouverts et modifiés dans la suite OfficeNow de Talkspirit.

Les modifications que vous réalisez sont sauvegardées en ligne, plus besoin de les télécharger pour les partager.

NB : la taille d’un document téléchargé ne doit pas dépasser les 200Mo.

Tous les documents OfficeNow peuvent être téléchargés dans un format Microsoft Office directement depuis l’onglet Fichier.

Hébergement et stockage

Tous les documents OfficeNow sont hébergés sur notre infrastructure en France chez OVHcloud. En savoir plus sur la gestion de la sécurité.

Talkspirit met à votre disposition un espace de stockage limité à 1 To pour votre organisation. Contactez-nous si vous souhaitez disposer d'un espace supérieur.

Bon à savoir ou conseils

Vous pouvez partager le lien url de votre document dans une discussion tchat ou une publication (privée ou à destination d’un groupe) pour permettre sa co-édition. En le partageant en pièce jointe d’une publication vous le partagerez en lecture seule.

Mots clés associés

Documents, tableur, présentation, publication, Drive, groupes, permissions.

Pour aller plus loin

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