Il s’agit d’un espace de stockage partagé permettant d’organiser et d’accéder à tous les fichiers (images, sons, vidéos, documents…) enregistrés sur la plateforme

Talkspirit selon leur appartenance à un groupe.

Chaque groupe dispose d’un tel espace appelé Drive de groupe.

Qui peut voir cette fonctionnalité ?

Administrateur, membre, guest.

Les utilisateurs, quels que soient leurs droits, ne voient que les fichiers des groupes auxquels ils ont accès.

Offre Essentials, Standard ou Premium ?

Le Drive Talkspirit est une application disponible sur les plans Essentials, Standard et Premium.

Le plan Premium inclut un espace de stockage plus important ainsi que l’accès aux fonctions avancées de coédition et versionning de notre service de bureautique en ligne OfficeNow.

Plus d’informations : https://www.talkspirit.com/fr/prix

Comment y accéder ?

Depuis la barre gauche de la plateforme bouton Drive ou depuis le haut du fil d’actualité bouton Drive

Qui peut administrer le Drive ?

Chaque gestionnaire de groupe peut gérer les permissions du Drive associé à son groupe. Découvrir les permissions dans le détail.

Comment est organisé le Drive ?

Le drive permet d’afficher 5 onglets distincts :

  • un drive personnel Mon drive,

  • une vue Récents rassemblant l’ensemble des documents dernièrement modifiés du plus récemment édité au plus ancien,

  • la corbeille,

  • une vue Partagés avec moi, rassemblant les documents stockés dans les drives personnels des utilisateurs partagés avec moi,

  • Les drives de groupes.

1. La vue Mon Drive

La vue Mon Drive vous permet de créer des documents texte, tableur et présentation si cette option a été activée par un administrateur de la plateforme.

Vous avez également la possibilité d’y télécharger des documents existants. Les fichiers stockés dans votre drive personnel ne sont accessibles qu’à vous.

Vous pouvez cependant choisir de les partager avec d’autres utilisateurs de la plateforme. Un document de votre drive personnel partagé à un autre utilisateur fait apparaître une petite icône dédiée avec la mention Partagé avec suivi du nom des utilisateurs concernés.

Un document de votre drive, partagé à un autre utilisateur apparaîtra dans la section Partagés avec moi pour l’utilisateur en question.

2. La vue Récents

La vue Récents rassemble :

  • les documents stockés dans les drives des groupes dont vous êtes membre,

  • les documents de votre drive personnel,

  • les documents de drives personnels d’autres utilisateurs, partagés avec vous.

Par défaut, ces documents s’affichent du document le plus récemment modifié au document le plus ancien. Il est cependant possible d’afficher les documents les moins récemment modifiés en priorité en activant le chevron associé à la mention Dernière modification.

3. La vue Corbeille

La vue Corbeille permet de stocker les fichiers supprimés pour 30 jours à l’issue desquels ceux-ci seront définitivement supprimés. Cela permet d’éviter les suppressions malencontreuses.

4. La vue Partagés avec moi

La vue Partagés avec moi permet de retrouver l’ensemble des documents stockés dans les drives personnels d’autres utilisateurs qui ont été partagés avec moi.

Il est possible d’éditer et supprimer le document mais également de le communiquer à d’autres utilisateurs et de modifier la liste des destinataires.

Seul le propriétaire du document ne peut être supprimé de cette liste des utilisateurs.

5. La vue Drive des groupes

Aperçu des niveaux : Groupes -> Répertoire -> Sous-répertoires

Le Drive Talkspirit vous donne accès à l’ensemble des Drives partagés associés aux groupes dont vous êtes membre. Une nouvelle vue Récent vous permet par ailleurs d’accéder facilement aux derniers documents et fichiers créés ou mis à jour quels que soient leur groupe d’appartenance.

Par défaut, la vue vous présentera tous les documents auxquels vous avez accès du plus récent au plus ancien fichier.

Si vous cliquez sur l’un de vos groupes, il vous sera présenté les répertoires ainsi que les fichiers orphelins (sans répertoire) associés. Si la vue est vide, c’est parce que vos groupes ne comportent pas de fichier.

Un répertoire peut avoir plusieurs sous-groupes, il suffit de double-cliquer sur le nom du répertoire pour y accéder.

Le nom affiché à côté de chaque fichier est celui de l’utilisateur ayant créé le document.

Quelles sont les options qui me sont proposées ?

Les utilisateurs peuvent glisser/déposer un fichier dans un répertoire du même groupe. Lorsqu’on clique une seule fois sur un document, une vue avec des options vous est proposée :

  • Ouvrir le fichier,

  • Obtenir des informations sur le document,

  • Télécharger le document,

  • Possibilité de copier le lien direct du document (à partager dans un message de tchat par exemple),

  • Déplacer le fichier,

  • Mise en favori du fichier pour le retrouver plus simplement,

  • Possibilité de renommer le fichier,

  • Créer une copie du fichier,

  • Joindre votre fichier en pièce jointe d’une nouvelle publication,

  • Supprimer votre document.

Dans les drives personnels seulement :

À ces options s’ajoute la possibilité de partager le document à un nouvel utilisateur grâce à l’option Partager.

Attention, un gestionnaire de groupe peut désactiver la création, modification, suppression et déplacement des fichiers au sein d'un Drive.

NB : un fichier supprimé est alors déplacé dans la corbeille du drive et y est conservé pendant 30 jours. Passé ce délai, le document sera supprimé définitivement.

Bon à savoir :

  1. Il est nécessaire d’être membre d’un groupe pour qu’il soit affiché dans la vue Drive

  2. Une pièce jointe d’une publication sur le fil d’actualités ne sera pas sur le Drive automatiquement

  3. Le tchat est complètement dissocié de la vue Drive

  4. Le poids maximum d'un fichier à télécharger sur le drive est de 500 Mo avec un abonnement Standard et 1Go avec un abonnement Premium.

Mots clés associés

Fichiers, documents, media, word, excel, présentation, Officenow, collaboration, coédition, GED, gestion documentaire

Avez-vous trouvé votre réponse?