OfficeNow est la suite bureautique collaborative complète de talkspirit permettant à vos utilisateurs de travailler efficacement ensemble et en ligne sur 3 types de document : le document texte, la feuille de calcul, la présentation.
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Travailler de façon collaborative
La suite OfficeNow vous offre plusieurs possibilités de collaborer en ligne et en temps réel avec les utilisateurs ayant un accès à vos documents :
La coédition en simultané des documents,
Retrouver les différentes versions du document,
Le mode Suivi des modifications,
Les commentaires.
La coédition en simultané
Deux modes de co-édition sont disponibles, vous permettant de définir à quel moment les modifications sont enregistrées sur le document et visibles des autres :
le mode Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel.
le mode Strict est sélectionné pour masquer les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous ou un autre utilisateur cliquiez sur l'icône Enregistrer . Ainsi, toutes les modifications apparaitront.
Chaque sauvegarde (automatique ou manuelle) crée une nouvelle version de votre document.
Retrouver les anciennes versions d’un document
Si vous souhaitez retrouver une ancienne version d’un document, suite à une erreur de mise à jour par exemple. Cela est possible en cliquant sur l’icône Afficher versions.
Une colonne à gauche s’ouvre avec tout l’historique des différentes versions.
Il sera alors possible de consulter les précédentes versions du document en cliquant sur la version de votre choix.
Depuis l’historique, il n’est pas possible d’éditer le contenu de la version sélectionnée.
Vous pouvez restaurer la version de votre choix en cliquant sur restaurer.
NB : Pour restaurer une version, il est nécessaire d’être la seule personne présente sur le document. Dans le cas contraire, la restauration n’est pas possible et un message d’alerte apparaît.
Une fois restaurée, cette version devient la nouvelle version principale du document. Elle est donc éditable par tous les utilisateurs ayant accès au document.
Le mode révision
Le mode Révision est un mode de travail collaboratif sur le document incluant un processus de validation sur les modifications proposées par les utilisateurs.
Pour activer le mode Révision, cliquez sur l'icône suivie des modifications dans le menu Collaboration.
Une fois activé, vous avez la possibilité de choisir 4 modes de Suivi des modifications en cliquant sur le chevron :
ON pour moi (par défaut) - le suivi des modifications est activé uniquement pour l'utilisateur actuel. C’est-à-dire que toutes les modifications apportées par l’utilisateur apparaitront pour les autres co-éditeur. Cette option se désactive à la fermeture du document.
OFF pour moi - le suivi des modifications est désactivé uniquement pour l'utilisateur actuel. C’est-à-dire que toutes les modifications apportées par l’utilisateur ne seront pas mises en avant pour les autres co-éditeur. Cette option se désactive à la fermeture du document.
ON pour moi et tout le monde : le suivi des modifications est activé pour tous les utilisateurs. C’est-à-dire que toutes les modifications apportées par les utilisateurs apparaitront pour les autres co-éditeur. Cette option restera active même après fermeture du document.
OFF pour moi et tout le monde - le suivi des modifications est désactivé pour tous les utilisateurs. Cette option restera active même après fermeture du document.
Le suivi des modifications
Une fois le suivi des modifications activé, chaque modification est visible sous la forme d'une mise en relief (couleur) et d'un commentaire au clic sur la modification sous forme d’une bulle textuelle.
Cette bulle contextuelle fait apparaitre :
Le nom de l’auteur de la modification,
la date et l’heure de la modification,
le contenu de la modification.
La possibilité d’accepter ou rejeter la modification
NB : Chaque utilisateur faisant évoluer le document verra ses modifications dans une couleur distincte des autres.
Vérification d'un document en mode Révision
L'icône Mode d'affichage vous permet de vous aider dans la Révision du document de 3 façons :
Balisage & ballon (par défaut) : ce mode fait apparaître les modifications apportées pour les réviser avec les bulles textuelles. Chaque utilisateur a alors la possibilité d’Accepter ou Rejeter une modification en cliquant sur les icônes V ou X depuis la bulle contextuelle montrant la modification réalisée.
Balisage uniquement : ce mode fait apparaître les modifications apportées sans les bulles textuelles. Il n’est alors pas possible d’accepter ou rejeter une modification.
Final : cette simulation présente le document tel qu'il serait si toutes les modifications en attente de révision sont acceptées.
Original : cette simulation présente le document tel qu'il serait si toutes les modifications en attente de révision sont rejetées.
1. Accepter une modification
En cliquant sur l’icône V, la modification est acceptée. La mise en surbrillance via une couleur de la modification disparait ainsi que la bulle textuelle.
2. Rejeter une modification
En cliquant sur l’icône X, la modification est rejetée. La modification disparait du document ainsi que la bulle textuelle.
3. Commenter une modification
Il est également possible de commenter une modification afin d’ouvrir une discussion ou apporter un avis sur une modification.
Pour ce faire, sélectionnez le contenu que vous souhaitez commenter et cliquez sur Ajouter un commentaire depuis l’onglet collaboration.
Une nouvelle bulle textuelle apparait avec une zone de texte afin d’écrire votre commentaire.
Le commentaire apparait alors dans une bulle textuelle, il est possible pour l’auteur de le modifier en cliquant sur l’icône modifier ou de le supprimer en cliquant sur la corbeille.
Tous les utilisateurs ont également la possibilité de répondre au commentaire en cliquant sur Ajouter une réponse.
NB : Il n’est pas nécessaire d’activer le suivi des modifications pour ajouter un commentaire.
Naviguer dans les différentes modifications.
Afin de réviser et retrouver plus facilement toutes les modifications en attente de révision. Il est possible de naviguer de l’une à l’autre d’un simple clic.
Pour cela, depuis l’onglet collaboration, cliquez sur les icônes À la modification précédente ou À la modification suivante.
NB : La navigation entre les modifications se fait par ordre d’affichage. C'est-à-dire de la première à la dernière page.
La collaboration en simultané sur OfficeNow est-elle disponible sur les offres Standard et Premium de mon cas d’usage ?
Pour tous les cas d’usage, la collaboration en simultané et le versionning sont disponibles à partir des plans Premium.
Sur les plans Standard, OfficeNow n'est pas disponible.
La collaboration avec les feuilles de calcul
OfficeNow permet de collaborer sur les feuilles de calcul avec :
La co-édition
L'ajout de commentaires
Ces deux modes de collaboration fonctionnent de façon similaire à celui décrit ci-avant pour le document texte.
La collaboration avec les présentations
OfficeNow permet de collaborer sur les présentations avec :
La co-édition
L'ajout de commentaires
Ces deux modes de collaboration fonctionnent de façon similaire à celui décrit ci-avant pour le document texte.
Mots clés :
OfficeNow, Collaboration, Révision, Accepter, Rejeter, Modifier, Commenter, Document, Feuille de calcul, Présentation