OfficeNow est la suite bureautique collaborative complète de talkspirit permettant à vos utilisateurs de travailler efficacement ensemble et en ligne sur 3 types de document : le document texte, la feuille de calcul, la présentation.

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Travailler de façon collaborative

OfficeNow vous offre plusieurs possibilités de collaborer en ligne et en temps réel avec les utilisateurs ayant un accès à vos documents :

  • La co-édition du document

  • Le mode Révision (uniquement pour le document texte)

  • Les commentaires

La co-édition du document

La co-édition est un mode d'édition à plusieurs et en simultanée d'un même document. Par défaut, chaque modification réalisée par un utilisateur est visible par les autres utilisateurs connectés au même moment et enregistrée en continu.

Vous pouvez à tout moment identifier le nombre d'utilisateurs connectés avec l'iconographie visible à droite du bandeau haut de votre document.

Co-édition en mode Rapide ou Stricte

OfficeNow vous propose 2 modes de co-édition vous permettant de définir à quel moment les modifications sont enregistrées sur le document et visible des autres.

  • En mode rapide (mode par défaut), chaque modification réalisée par un utilisateur est visible par les autres utilisateurs connectés au même moment et enregistrée en continu.

  • En mode stricte, l'utilisateur doit enregistrer ses modifications pour les rendre visibles aux autres utilisateurs. C'est le seul cas où la fonction Enregistrer du menu Accueil ou affichée sous la forme d'une disquette peut être utilisée.

Les différentes versions de votre document seront prochainement accessibles via une fonctionnalité dans OfficeNow et vous permettront ainsi de revenir à une versio n précédente.

Le mode Révision

Le mode Révision est un mode de travail collaboratif sur le document incluant un processus de validation sur les modifications proposées par les utilisateurs.

Pour activer le mode Révision, cliquez sur l'icône correspondante dans le menu Collaboration.

Une fois ce mode activé, chaque modification est visible sous la forme d'une mise en relief (couleur) et d'un commentaire au clic sur la modification.

Chaque utilisateur faisant évoluer le document verra ses modifications dans une couleur distincte des autres.

Chaque utilisateur peut alors Accepter ou Rejeter une modification en cliquant sur les icônes v et x dans la petite fenêtre montrant la modification réalisée.

Vérification d'un document en mode Révision

L'icône Mode d'affichage vous permet de visualiser le document de 3 façons :

  • Balisage (par défaut) : c'est le mode faisant apparaître les modifications apportées pour les réviser

  • Final : cette simulation présente le document tel qu'il serait si tous les marques de révision sont acceptées

  • Original : cette simulation présente le document tel qu'il serait si tous les marques de révision sont rejetées

Révision du document et acceptation / rejet des marques de révision

Pour parcourir plus efficacement toutes les révisions d'un document, cliquez sur le menu Collaboration et utilisez les fonctions A la modification précédente et A la modification suivante puis les icônes Accepter ou Rejeter pour parcourir l'ensemble des révisions.

Les commentaires

Les commentaires vous permettent d'engager une discussion sur un mot, une expression ou une partie du document avec les utilisateurs y accédant.

Commenter

Pour commenter, sélectionnez un texte et avec un clic droit ou via l'icône Ajouter un commentaire du menu Collaboration, saisissez votre commentaire dans la petite fenêtre et cliquez sur Ajouter.

Lorsqu'un commentaire est ajouté, le texte ou passage concerné est surligné. Cliquez sur la zone surlignée pour afficher le commentaire.

L'auteur du commentaire peut modifier ou supprimer le commentaire (toute la discussion)

Engager la conversation

Tous les utilisateurs accédant au document peuvent participer à la discussion en cliquant sur Ajouter une Réponse.

Chaque réponse peut être modifiée ou supprimée par son auteur.

Fermer une conversation

Une fois la conversation terminée, l'utilisateur peut fermer la conversation en cliquant sur l'icône valider ou v présente dans le coin supérieur droite de la fenêtre.

Supprimer tous les commentaires

Dans le menu Collaboration, cliquez sur l'icône Corbeille pour accéder aux options de suppression des commentaires, incluant tous les commentaires publiés sur le document.

La collaboration avec les feuilles de calcul

OfficeNow permet de collaborer sur les feuilles de calcul avec :

  • La co-édition

  • L'ajout de commentaires

Ces deux modes de collaboration fonctionnent de façon similaire à celui décrit ci-avant pour le document texte.

La collaboration avec les présentations

OfficeNow permet de collaborer sur les présentations avec :

  • La co-édition

  • L'ajout de commentaires

Ces deux modes de collaboration fonctionnent de façon similaire à celui décrit ci-avant pour le document texte.

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