Les étiquettes de Drives sont des mots clés mis en forme via une pastille de couleur. Elles permettent d'organiser vos répertoires et fichiers et de leur donner une signification particulière (un statut, une sous thématique, une typologie de document, ...).
Ils existent 2 types d'étiquettes de Drives :
Les étiquettes de drive de groupe : elles pourront être attribuées à tous les fichiers et répertoires d'un drive de groupe uniquement.
Les étiquettes d'organisation : elles pourront être attribuées à tous les fichiers et répertoires sur l'ensemble de vos drives de groupes.
Les étiquettes d’un drive de groupe
Les étiquettes créées dans un drive de groupe permettent d’organiser les répertoires et fichiers de ce drive en particulier. L’étiquette peut alors revêtir différents rôles. Elle peut constituer :
une sous thématique au drive (ex : …)
un statut de traitement (ex : à faire/en cours/finalisé)
une typologie de documents (ex : contrats, consultation, article juridique, …)
Cette typologie d’étiquettes est créée par le gestionnaire de groupe et/ou par les membres du groupe si l’administrateur l’a autorisé.
Tous les membres du groupe peuvent associer ces étiquettes dans le drive de groupe.
Pour en savoir plus, rendez-vous dans cet article.
Les étiquettes d’organisation ou étiquettes disponibles dans l’ensemble des drives de groupes
Les étiquettes d’organisation sont créées par un administrateur depuis l’Administration de la plateforme. Ces étiquettes permettent à l’administrateur de mettre à disposition un ensemble de mots clés utilisable quel que soit le drive de groupe concerné. Cela permet donc de faciliter la recherche dans l’ensemble des groupes du drive en harmonisant les mots clés associés aux fichiers et répertoires sur la plateforme.
Ces étiquettes se distinguent des étiquettes créées dans un drive de groupe en particulier par le pictogramme qui leur est associé (cf capture ci-dessous).
Pour créer une étiquette d’organisation, l’administrateur doit se rendre dans l’Administration → Drives et créer l’étiquette.
Pour en savoir plus, rendez-vous dans cet article.
La gestion des étiquettes est accessible à tous les membres ou aux gestionnaires du groupe selon les droits définis par l'administrateur ou par les gestionnaires du groupe.
Qui peut créer des étiquettes de drives ?
Création des étiquettes de drives de groupe : Par défaut, tous les membres peuvent créer des étiquettes de drive de groupe, sauf si cette permission est modifiée par un administrateur ou par un gestionnaire du groupe (voir notre article sur la gestion des étiquettes).
Les étiquettes d’organisation ne peuvent être créées que par les administrateurs de la plateforme
Bonnes pratiques d’utilisation
Les étiquettes vous permettent donc d’organiser vos fichiers et répertoires et ainsi de faciliter la recherche d’une information sur la base d’un mot clé depuis la barre de recherche du drive. Mais quand privilégier l’utilisation d’une étiquette de groupe ou d’une étiquette d’organisation ?
Posez-vous la question suivante : ce mot clé peut-il être réutilisé dans d’autres drives ? Est-ce que je souhaite retrouver tous les fichiers liés à ce mot clé quel que soit le drive au sein duquel celui-ci est stocké ou ce mot clé est-il associé à une thématique précise que je ne trouverais que dans ce drive en question ?
Vous identifiez avoir besoin d’une étiquette d’organisation pour faciliter la recherche dans différents drives de groupes et n’êtes pas administrateur : contactez un administrateur de votre plateforme.
Pour aller plus loin
Mots clés associés
Drives, étiquettes, groupes, paramètres, créer, modifier, associer, fichiers, répertoire.