La section Drive de Talkspirit vous permet de créer, éditer et partager des documents.

Vous avez la possibilité de stocker vos documents dans :

  • un drive personnel Mon Drive,

  • un drive de groupe.


Le drive personnel Mon Drive

Vous avez la possibilité de créer et d'importer vos documents sur un drive personnel Mon Drive : ces fichiers ne seront accessibles que de vous.

Vous avez cependant la possibilité de :

  • Partager ce document à d’autres utilisateurs de la plateforme,

  • Déplacer le fichier vers un drive de groupe.

Partager un document à d’autres utilisateurs

Vous avez la possibilité de partager des fichiers de votre drive personnel Mon Drive avec d’autres utilisateurs de votre choix grâce à l’option Partager.

Pour partager un document de votre drive personnel à l’un de vos collaborateurs, il vous suffit de sélectionner le fichier concerné puis de choisir l’option Partager.

Une liste des utilisateurs de la plateforme apparaît alors. Il vous suffit de sélectionner l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le document puis de valider votre manipulation en sélectionnant Partager.

NB : les guests sur la plateforme ne retrouveront dans cette liste que les utilisateurs membres des mêmes groupes qu’eux.

Une fois le document partagé, une petite icône apparaît associée au document. En survolant cette icône avec votre souris, vous faites apparaître l’ensemble des utilisateurs ayant accès au document partagé.

Ce document apparaîtra dans la section Partagés avec moi pour le destinataire de ce partage.

Celui-ci pourra alors :

  • accéder au contenu du document,

  • éditer le document,

  • le supprimer,

  • partager le document à de nouveaux utilisateurs,

  • retirer l’accès au document à certains utilisateurs (seul le propriétaire du document ne peut être retiré de cette liste et ainsi se voir refusé l’accès au document).

Pour retirer un utilisateur de la liste des personnes autorisées à accéder au document, il vous suffit de sélectionner l’option Partager puis de cliquer sur la croix associée à la mention Retirer.

Vous pouvez alors valider les modifications.

Déplacer le fichier vers un drive de groupe

Vous pouvez également choisir de transférer un fichier de votre drive personnel vers un drive de groupe.

Pour déplacer un document de votre drive personnel Mon Drive vers un autre drive, il vous suffit de sélectionner le document concerné puis de choisir l’option Déplacer vers.

Vous pouvez alors sélectionner le drive de groupe dans lequel vous souhaitez transférer le document.

Pour valider le nouvel emplacement, sélectionnez Déplacer dans.

Seul le propriétaire peut déplacer un fichier de son drive personnel Mon Drive vers un drive de groupe. L’option Déplacer vers n’est pas disponible pour les fichiers stockés dans la section Partagés avec moi.

Une fois partagé dans le drive du groupe, le fichier sera accessible de l’ensemble des membres du groupe et sera soumis aux autorisations en vigueur dans le groupe : le fichier pourra donc être édité en accord avec ces permissions.

Il n'est pas possible pour le propriétaire d'un document de partager le fichier dans un groupe B où l'édition et la suppression des documents seraient restreintes aux seuls gestionnaires s'il n'est pas lui même pas gestionnaire du groupe B.

Dans ce cas, le drive du groupe B apparait grisé et au survol de la souris sur le drive, la mention restreint aux gestionnaires de groupe apparait.


Les drives de groupe

Lorsque que vous êtes membre d’un groupe, vous avez la possibilité d’accéder à la section Drive liée au groupe.

Dans un drive de groupe, tous les membres du groupe peuvent accéder à la lecture des documents. Ce sont cependant les gestionnaires du groupe qui choisissent d’autoriser l’ensemble des membres à créer, éditer et supprimer les documents ou de limiter ces permissions aux seuls gestionnaires.

Si vous disposez des autorisations d’édition dans le drive du groupe, vous avez la possibilité de déplacer un document vers :

  • un autre drive de groupe,

  • votre drive personnel.

NB : l’option Partager n’existe pas au niveau des drives de groupe car les permissions se paramètrent au niveau du groupe. Tous les membres du groupe accéderont aux fichiers stockés dans le drive du groupe. Il n’est pas possible de partager le document avec un utilisateur s’il n’est pas membre du groupe au préalable.

Déplacer un fichier situé dans un drive de groupe vers un autre drive de groupe

Si vous déplacez un fichier situé dans un drive de groupe A vers un drive de groupe B, alors le fichier ne sera plus accessible des membres du groupe A. Il deviendra alors accessible aux membres du groupe B et sera soumis aux autorisations en vigueur dans le groupe : le fichier pourra donc être édité en accord avec les permissions définies dans ce groupe B.

Déplacer un fichier situé dans un drive de groupe vers son drive personnel

Si vous déplacez un fichier situé dans un drive de groupe vers votre drive personnel Mon Drive, alors le fichier ne sera plus accessible des membres du groupe A. Il deviendra alors accessible de vous et de vous seul.

Vous deviendrez alors le propriétaire du document et pourrez choisir de le conserver dans cette section ou de le partager à de nouveaux utilisateurs.


Qui peut partager et déplacer un document ?

Tous les utilisateurs peuvent partager un fichier de leur drive personnel Mon drive, dont ils sont propriétaires. Tous les utilisateurs de la plateforme peuvent déplacer un document s’ils disposent des permissions nécessaires.

Peut-on utiliser la fonctionnalité sur les offres Essentials, Standard et Premium ?

Il est possible de partager et déplacer les documents du drive sur les trois plans.

Mots clés associés

Drive, fichier, document, groupe, permission, membre, guest, gestionnaire, Mon Drive.

Pour aller plus loin

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