Il est possible d’archiver un groupe pour masquer l’ensemble de son contenu aux utilisateurs de la plateforme. En archivant un groupe, vous gardez la possibilité de restaurer son contenu sur la plateforme. Cela est donc différent de supprimer un groupe !

Lorsque vous ne souhaitez plus qu’un groupe apparaisse dans la liste des groupes de votre fil d’actualités ou dans l’annuaire des groupes de votre plateforme car les objectifs qu’il servait ont été réalisés ou simplement que vous n’avez plus l’utilité d’un tel espace, il est possible de l’archiver.

Seuls les gestionnaires de groupe et les administrateurs ont cependant la possibilité d’archiver un groupe.

Un groupe archivé induit que :

il ne sera plus visible de ses membres,
les publications du groupe pourront être retrouvées via le moteur de recherche,
les publications du groupe ne seront plus visibles depuis le fil d’actualités,
les membres du groupe archivé ne pourront plus liker, étiquetter, ni publier ou supprimer des commentaires,
le salon de tchat du groupe ne sera plus visible,
les documents drive liés au groupe ne seront plus accessibles,
les contenus du groupe ne pourront plus être assignés à des membres du groupe,
les membres déjà assignés pourront néanmoins se désassigner,
les contenus peuvent toujours être classés comme favoris ou retirés de cette liste par les utlisateurs.

Archiver un groupe - le gestionnaire de groupe

Le gestionnaire d’un groupe a la possibilité d’archiver un groupe depuis le menu d’un groupe. Il lui faut alors :

cliquer sur l'icône en forme de roue crantée Paramètres,
cliquer sur Archiver ce groupe,
confirmer l’archivage du groupe en sélectionnant le bouton Archiver pour confirmer.

Archiver un groupe - l’administrateur

Un administrateur dispose des mêmes droits qu’un gestionnaire de groupe concernant l’archivage d’un groupe et peut donc effectuer cette action depuis les paramètres du groupe.

Mais l'administrateur peut également effectuer cette action depuis l’Administration, section Gérer les groupes. Il lui suffira alors de sélectionner l’icône en forme de roue crantée associée au groupe puis de sélectionner l’option Archiver le groupe.

Une fois l’action confirmée, l’image du groupe apparaît grisée et la mention Archivé s’associe au titre du groupe.

Le groupe ne disparaît pas de l’espace Administration mais n’est plus visible depuis le fil d’actualités ou l’annuaire des groupes.

Pour retrouver vos groupes archivés, sélectionnez Groupes archivés depuis le menu déroulant situé en haut à gauche de la section Gérer les groupes de l’Administration.

Restaurer un groupe archivé

Il est possible de rouvrir un groupe archivé depuis l’Administration : seuls les administrateurs disposent de ce droit.

Pour restaurer un groupe, sélectionnez l’icône en forme de roue crantée puis l’option Restaurer le groupe.

Un groupe restauré induit que :

il sera à nouveau visible de ses membres,
les publications du groupe pourront être retrouvées via le moteur de recherche,
les publications du groupe seront visibles depuis le fil d’actualités,
les membres du groupe restauré pourront liker, étiquetter, publier ou supprimer des commentaires,
le salon de tchat du groupe sera à nouveau visible,
les contenus du groupe pourront à nouveau être assignés à des membres du groupe,
les documents drive liés au groupe seront à nouveau accessible,
les membres déjà assignés pourront se désassigner,
les contenus du groupe restauré pourront être classés comme favoris ou retirés de cette liste par les utlisateurs.

Qui peut archiver un groupe ?

Seuls les administrateurs et les gestionnaires d’un groupe ont la possibilité d’archiver un groupe.

Peut-on archiver un groupe sur les plans Essentials, Standard et Premium ?

Il est possible d’archiver un groupe sur les trois plans.

Bon à savoir ou conseils

N’hésitez pas à créer des groupes qui se destinent à un projet en particulier qui rassemblera une communauté peu nombreuse autour de documents spécifiques. Ce groupe pourra toujours être archivé et rouvert plus tard si vous nécessitiez d’accéder aux documents qui y avaient été partagés.

Mots clés associés

Groupe, publication, archiver, restaurer, documents, fichers, commentaires, réactions, tchat, Drive.