Talkspirit est une plateforme collaborative qui vous accompagne au quotidien dans vos échanges et projets avec vos collaborateurs. Vous souhaitez que de nouveaux membres vous rejoignent ? Nous vous expliquons tout ici !
En tant qu’administrateur, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme :
depuis une invitation par email,
avec des codes d’accès,
depuis un lien d’invitation.
Si vous êtes gestionnaire de groupe et que cela a été autorisé par un administrateur depuis son espace d’Administration, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs :
depuis les paramètres du groupe.
Si vous êtes membre et que cela a été autorisé par un administrateur depuis son espace d’Administration, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs :
depuis l’annuaire des utilisateurs.
Inviter de nouveaux utilisateurs depuis l’Administration
Vous êtes administrateur et souhaitez inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme.
Pour inviter un membre à vous rejoindre, il vous suffit de vous rendre dans la barre de menu latérale gauche de votre plateforme puis de cliquer sur la roue crantée Administration. Sélectionnez Gérer les utilisateurs et cliquez sur + Inviter en haut de la page.
Inviter un utilisateur par email
Pour intégrer un nouvel utilisateur à la plateforme, sélectionnez Nouveaux utilisateurs membres.
Complétez les coordonnées de ce nouveau membre et définissez les groupes auxquels vous souhaitez qu’il appartienne. Une fois les différents champs remplis, cliquez sur Ajouter. L’utilisateur recevra alors un lien l’invitant à créer son compte.
Inviter des utilisateurs en masse
Il est possible d’inviter plusieurs utilisateurs d’un même coup. Pour ce faire, sélectionnez l’option Invitation en masse d’utilisateurs membres et complétez un modèle de fichier Excel qui vous permettra de renseigner les informations de vos futurs utilisateurs en masse.
💡 Les invitations en masse sont limitées à 500 invitations par fichier Excel.
Si votre nombre d'invitations à envoyer est supérieur à 500, nous vous conseillons de les envoyer en plusieurs vagues.
Inviter des guests
Si vous souhaitez inviter un utilisateur avec un accès restreint à la plateforme, sélectionnez l’option Nouveaux utilisateurs guests. Ainsi, cet utilisateur n’aura accès qu’aux groupes auxquels vous l’avez invité.
Inviter un utilisateur avec des codes d’accès
Il est possible d’inviter des utilisateurs qui ne disposent pas d’email à la plateforme, de la même manière que l’on invite de nouveaux utilisateurs disposant d’une adresse email.
Vous disposez des 3 mêmes options :
l’invitation d’un nouveau membre,
l’invitation en masse de nouveaux membres,
l’invitation de nouveaux utilisateurs guests sur la plateforme.
Sélectionnez Nouveaux utilisateurs membres.
Complétez les coordonnées de ce nouvel utilisateur puis définissez les groupes auxquels vous souhaitez qu’il appartienne. Une fois les différents champs remplis, cliquez sur Ajouter.
Vous générez alors un code auquel vous pourrez accéder depuis l’onglet Invitations sans email de la section Inviter de nouveaux utilisateurs.
Cliquez sur Voir le code d’accès pour faire apparaître ce code. Il vous suffira alors de le transmettre à l’utilisateur qui devra renseigner ce code lors de son inscription à la plateforme.
Inviter les utilisateurs en masse
Il est ici également possible d’inviter plusieurs utilisateurs d’un même coup. Pour ce faire, procédez de la même manière qu'avec une adresse email en sélectionnant l’option Invitation en masse d’utilisateurs membres. Un modèle de fichier Excel vous permettra de renseigner les informations de vos futurs utilisateurs en masse.
💡 Les invitations en masse sont limitées à 500 invitations par fichier Excel.
Si votre nombre d'invitations à envoyer est supérieur à 500, nous vous conseillons de les envoyer en plusieurs vagues.
Inviter des guests
Vous pourrez ici également inviter de nouveaux utilisateurs guests à rejoindre la plateforme sans email en sélectionnant l’option Nouveaux utilisateurs guests.
Inviter un utilisateur avec un lien d’invitation
Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vos utilisateurs ont des difficultés à recevoir nos invitations par email.
Depuis l’Administration, sélectionnez la rubrique Autorisations et activez le lien d’invitation.
Un lien apparaît. Il vous suffira alors de copier ce lien et de le communiquer aux utilisateurs concernés.
Attention, si vous désactivez le lien, il ne sera plus valide et les personnes ayant reçu ce lien ne pourront plus s'inscrire, si vous réactivez l'option un nouveau lien sera alors créé.
NB: vous pouvez également autoriser les utilisateurs à s’inscrire d’eux-mêmes sur la plateforme. II vous faudra pour cela l’autoriser depuis l’administration.
Inviter de nouveaux utilisateurs lorsqu’on est gestionnaire de groupe
Si cela a été autorisé par un administrateur, le gestionnaire de groupe peut inviter de nouveaux membres ou nouveaux guests à rejoindre la plateforme depuis le groupe.
Pour cela, sélectionnez l’icône Utilisateurs et choisissez d’inviter de nouveaux membres ou de nouveaux guests.
Il vous faudra alors renseigner une adresse email, un nom et un prénom et sélectionner les groupes auxquels vous souhaitez intégrer l’utilisateur.
Inviter de nouveaux utilisateurs lorsqu’on est membre
Les membres de la plateforme peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme depuis l’annuaire des utilisateurs, si cela a été autorisé par les administrateurs.
Pour ce faire, il suffit de sélectionner l’icône Utilisateurs située dans la barre de menu latérale gauche de la plateforme puis de cliquer sur +Inviter.
Il suffira alors de choisir le rôle que vous souhaitez donner à ce nouvel utilisateur puis de l’inviter en renseignant une adresse email, un nom, un prénom ainsi qu’un groupe auquel l’intégrer.
NB : si vous ne voyez pas le bouton +Inviter, seuls les administrateurs de la plateforme peuvent inviter de nouveaux utilisateurs. Veuillez contacter les administrateurs de votre plateforme.
Si vous disposez des permissions nécessaires, définies par l’administrateur de la plateforme, vous pouvez également inviter de nouveaux utilisateurs depuis le groupe en sélectionnant l'icône Utilisateurs.
Peut-on inviter des utilisateurs sur les plans Standard et Premium ?
Il est possible d'inviter des utilisateurs sur les deux plans.
Bon à savoir
Si l'administration a imposé la validation d'un domaine email professionnel pour inviter un membre, alors vous ne pourrez inviter que des utilisateurs ayant l'un des domaines email définis.
Le code d'accès d'un utilisateur sans email peut être son numéro de téléphone, son matricule interne ou sa date anniversaire.
Il est important de personnaliser le message d’invitation lancé lors de l’invitation par email car il permet d'expliquer les principaux objectifs de la plateforme.
Mots clés associés
Code d’accès, invitation, email, groupe, gestionnaire, membre, administrateur, autorisations, administration, inscription, guest.