L’agenda Talkspirit fait peau neuve !

Vous pouvez dès maintenant :

  • accéder à l’agenda de vos collaborateurs,

  • personnaliser votre vue calendaire,

  • et synchroniser vos calendriers Google Calendar/Microsoft Outlook avec Talkspirit dans les deux sens.

Plus de détails dans cet article.


Présentation de la nouvelle section Agenda

L’agenda Talkspirit s'organise au niveau de l’utilisateur et non plus du groupe. Chaque utilisateur de la plateforme accède donc à une vue de l’ensemble des événements auxquels il participe, indépendamment des groupes auxquels il appartient. Il retrouve donc dans son agenda :

  • les événements des groupes dont il est membre,

  • les événements privés auxquels il a été invité,

  • les événements de son calendrier personnel si celui-ci a été synchronisé.


Accéder à vos événements

Il est possible d’accéder à vos événements depuis :

  • l’onglet événements,

  • la section événements liée à un groupe.

L’onglet Événements

L’agenda est maintenant accessible depuis une entrée Évènements dédiée dans la barre de menu latérale gauche de la plateforme. Vous accédez alors à une vue globale de l’ensemble de vos événements ainsi que des événements des utilisateurs que vous avez choisi d’intégrer à cette vue.

Depuis cette vue, vous avez la possibilité d’afficher l’ensemble de vos événements :

  • par semaine,

  • par mois,

  • par année.

En sélectionnant l’option Voir les weekends, vous intégrez également les samedis et dimanches à cette vue calendaire.

La section Événements liée à un groupe

Il est toujours possible d’accéder à une vue des événements de vos groupes depuis le groupe. Il vous suffit de sélectionner la section Évènements liée au groupe.

Vous accédez alors à une vue de l’ensemble des événements du groupe. La vue par défaut rassemble l’ensemble des événements du groupe classés de l’événement le plus récemment créé à celui le plus anciennement créé.

Chaque événement est associé à une carte. Sur chaque carte se trouve l’ensemble des informations liées à l’événement. Un bouton Je participe apparaît sur les cartes des événements auxquels vous n’avez pas encore répondu participer.

En sélectionnant Je participe, la carte du groupe apparaîtra également dans l’onglet Acceptés.

Vous pouvez alors filtrer les événements selon :

  • qu’ils ne se soient pas encore produits grâce à l’onglet À venir,

  • que vous y participiez grâce à l’onglet Acceptés,

  • qu’ils se soient déjà produits grâce à l’onglet Passés.

NB : si vous avez créé une récurrence d’un événement, alors une seule carte est créée pour l’ensemble des événements récurrents à venir.

Onglet Acceptés

Pour que l’événement apparaisse depuis cet onglet, il faut que vous ayez indiqué participer à l'événement. Il faudra cliquer sur Je participe pour que l'événement s’affiche dans l’onglet.

Il est demandé si vous participez ou pas à un événement lorsque le créateur de la publication active l’option Demande de réponse à l’invitation. Cette option est activée par défaut et peut être désactivée.

Si l’auteur de l’événement n’a pas activé la demande de réponse à l’invitation lors de sa création, alors les participants à l’événement ne pourront pas indiquer qu’ils participent à l’événement et ne pourront donc pas retrouver l'événement depuis l’onglet Acceptés.

Accéder à vos événements depuis le fil d’actualités

Lorsque vous créez un événement, celui-ci ne s’affiche plus automatiquement dans le fil d’actualités du groupe. Il est cependant possible :

  • de partager l'événement dans le fil d'actualités lors de sa création,

  • de lier un événement déjà créé à une publication si vous souhaitez communiquer sur cette réunion.

Partager l'évènement dans le fil d'actualités

Lors de la création d'un événement, vous avez la possibilité de partager l'événement dans le fil d'actualités d'un groupe ou d'un utilisateur. Celui-ci pourra alors être commenté par les membres du groupes.

Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner l'option Partager cet évènement dans une publication.

Attacher un événement à une publication

Il est possible de lier un événement à une publication depuis le calendrier. Il vous suffit pour cela de sélectionner l'événement concerné. Une petite fenêtre de prévisualisation fait alors apparaître l’événement.

Il vous suffit de sélectionner le titre de celui-ci, pour faire apparaître l’événement sous la forme de publication. En faisant défiler le chevron de la publication, vous pouvez sélectionner Partager sur le fil d'actualités.

Vous pouvez associer l’événement à une publication qui apparaîtra dans le fil d’actualités.

NB : les événements créés avant la mise à niveau de l’agenda apparaîtront toujours dans le fil d’actualités sous la forme d’une publication attachée à un événement. Cela vous permettra de retrouver les commentaires et réactions qui y sont liés.

Chaque nouvel événement créé n'apparaîtra plus automatiquement dans le fil d’actualités.


Créer un événement

Tout comme pour une publication simple, il est nécessaire de renseigner :

  • un destinataire de l’événement,

  • un titre.

Il est également obligatoire de renseigner la date et heure de début et de fin de l’événement. Vous avez la possibilité d’ajouter une description de la réunion.

Vous pourrez également partager un lien de visioconférence personnalisé en sélectionnant l’option Générer un lien de vidéoconférence.

Il vous suffira de renseigner les mots clés que vous souhaitez retrouver dans l’url de la visioconférence pour générer un lien. Sélectionnez Publier pour publier l’événement.

Une fois l’événement publié, les utilisateurs de la plateforme pourront se connecter depuis un lien affiché dans la description de l'événement.

NB : les événements n’étant plus partagés sur le fil d’actualités du groupe, l’utilisateur pourra facilement retrouver le lien de vidéoconférence en sélectionnant l’événement concerné : les informations de l’événement s’afficheront alors.

Par un clic sur le lien de visioconférence, l’utilisateur pourra rejoindre la réunion.

Lors de la création de l’événement, vous avez la possibilité de :

  • créer une récurrence de cet événement en choisissant l’option Répéter l’événement. Il vous faudra alors choisir la fréquence de répétition de cet événement ainsi qu'une date de fin de récurrence. Dans le cas où cette date de fin ne serait pas renseignée, alors l'évènement se répètera perpétuellement selon l'occurence définie.

NB : la mention Événement récurrent permet d’observer qu’un événement se répète.

  • de demander aux membres du groupe de confirmer leur participation à l’événement ou non.

Cela permettra à l’auteur de l’événement de savoir qui participera à sa réunion et ainsi de mieux l’organiser. Les participants ayant indiqué participer pourront retrouver l’événement depuis un onglet Acceptés dédié.

  • de rendre l’événement privé.

NB : Seuls les événements entre utilisateurs peuvent être paramétrés comme privés.

Pour un événement lancé au niveau du groupe, les paramètres de confidentialité du groupe seront appliqués au niveau de l’événement. Dans le cas d’un événement privé, seuls les membres du groupe pourront accéder aux détails de l’événement. Les utilisateurs de la plateforme non membres du groupe verront qu’un événement est en cours mais n’auront pas plus d’informations à ce sujet.

  • de partager l'évènement dans le fil d'actualités : l'évènement apparaitra alors lié à une publication et pourra être retrouvé dans le fil d'actualités.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Tous les utilisateurs de la plateforme peuvent accéder à la vue Événements.

Peut-on utiliser la fonctionnalité sur les offres Essentials, Standard et Premium ?

La vue Événements est disponible sur les trois plans. Sur le plan Essentials, vous serez cependant limités à 30 jours d’historique de vos événements.

Mots clés associés

Agenda, événements, événement, calendrier, groupe, utilisateur.

Pour aller plus loin

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