L’Agenda Talkspirit fait peau neuve !

Vous pouvez dès maintenant :

  • accéder à l’agenda de vos collaborateurs,

  • personnaliser votre vue calendaire,

  • synchroniser vos calendriers Google Calendar/Microsoft Outlook avec Talkspirit dans les deux sens.


Accédez à l’agenda de vos collaborateurs

Grâce à sa nouvelle vue calendaire, l’agenda vous permet d’accéder aux disponibilités de vos collaborateurs sur la plateforme :

  • vous êtes administrateur ou membre de la plateforme : vous pouvez accéder à l’agenda de l’ensemble des utilisateurs de la plateforme.

  • un utilisateur guest sera limité aux agendas des utilisateurs membres des mêmes groupes que lui.

Pour visualiser l’agenda de vos collaborateurs, sélectionnez le champ Sélectionner un utilisateur et choisissez l’utilisateur dont vous souhaitez vérifier la disponibilité.

Pour ajouter l’agenda à votre calendrier, sélectionnez Ajouter.

Vous visualisez alors l’ensemble des événements de l’utilisateur. Si celui-ci a choisi de partager son agenda en mode public, alors les intitulés de ses événements apparaîtront. Dans le cas contraire, vous pourrez simplement voir que l’utilisateur est occupé.

Astuce : si vous avez ajouté l’agenda de plusieurs de vos collaborateurs, vous pouvez choisir d’afficher les événements d’un agenda seulement, rapidement. Il vous faudra alors sélectionner l’agenda concerné puis sélectionner l’option Afficher uniquement cet agenda.

Les autres agendas de votre vue calendaire seront alors automatiquement décochés et seuls les événements de l’agenda concerné apparaîtront.

Vous pouvez réafficher les différents agendas sur votre calendrier en cochant les cases associées.


Personnalisez votre vue calendaire

Choisir vos groupes

Il est possible de choisir d’afficher certains groupes auxquels vous appartenez seulement. Alors seuls les événements de ces groupes remonteront dans l’application Évènements.

Pour ce faire, sélectionnez le chevron associé à votre agenda et choisissez Afficher les groupes.

Vous pouvez alors sélectionner les groupes que vous souhaitez afficher en sélectionnant les cases associées à ces groupes. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

NB : Grâce aux options Tout sélectionner/tout déselectionner, cochez ou décochez rapidement l’ensemble des cases liées à vos groupes. Vos groupes favoris seront affichés en priorité dans la liste.

Choisir la couleur des agendas affichés sur votre calendrier

En sélectionnant le chevron associé à l’agenda d’un utilisateur, vous avez la possibilité de choisir la couleur de l’agenda parmi une liste de couleur prédéfinies ou de choisir une couleur de votre choix. L’ensemble des événements liés à cet agenda apparaîtra alors dans cette couleur.


Synchronisez les événements de votre agenda personnel vers Talkspirit et inversement

Vous pouvez synchroniser les événements de vos agendas personnels avec Talkspirit. Pour importer ces événements, sélectionnez le chevron associé à votre agenda puis choisissez Synchroniser le calendrier.

Il vous est alors proposé de synchroniser votre agenda Talkspirit avec un calendrier Google Calendar ou Microsoft Outlook.

Une fois l’agenda externe sélectionné, il vous faut :

  • cocher les services auxquels Talkspirit aura accès (comme illustré sur la capture ci-dessous)

  • accepter de synchroniser les données d’un agenda à l’autre.

Le chargement des informations peut durer quelques secondes.

Une fois les informations chargées, il vous est proposé d’afficher ces informations de façon publique ou privée.

En privé, seule la mention occupé apparaîtra pour les utilisateurs accédant à votre agenda. Ils pourront alors s’informer de votre disponibilité sans pour autant accéder aux détails de vos rendez-vous.

Vos événements apparaîtront cependant tels que renseignés dans l’agenda que vous avez synchronisé depuis votre vue calendaire.

Vous pouvez également leur permettre d’accéder à l’intitulé de vos réunions en laissant ces événements en accès public. Les utilisateurs accédant à votre agenda pourront donc accéder aux informations que vous avez renseignées sur votre agenda Google ou Outlook.

NB : vous ne pouvez synchroniser qu’un seul agenda tous fournisseurs confondus sur Talkspirit. Vous pourrez synchroniser un agenda Google ou un agenda Outlook mais ne pourrez pas intégrer les deux.

En synchronisant votre agenda Outlook/Google Calendar sur Talkspirit vous synchronisez les événements dans les deux sens. Les événements de vos agendas personnels viendront s’intégrer automatiquement à l’agenda Talkspirit et les événements Talkspirit viendront également s’intégrer sur votre agenda personnel.


Qui peut utiliser les nouveautés de l'agenda ?

Tous les utilisateurs de la plateforme peuvent accéder à la vue Évènements et ainsi utiliser les nouveautés de l'agenda.

Peut-on utiliser ces nouveautés sur les offres Essentials, Standard et Premium ?

La vue Évènements est disponible sur les trois plans : il est donc possible d'utiliser ces nouveautés sur chacune des offres. Sur le plan Essentials, vous serez cependant limités à 30 jours d’historique de vos événements.

Mots clés associés

Agenda, évènements, évènement, calendrier, groupe, utilisateur.

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