Il est essentiel de réfléchir à une arborescence de groupes à mettre en place avant de commencer la création de vos groupes. Vous vous assurerez alors de répondre à l’ensemble des besoins exprimés par vos utilisateurs et d’afficher clairement la plus-value de cet outil lors de leur première connexion.

Construire une arborescence de groupes pertinente est un premier pas essentiel vers l’engagement de vos collaborateurs sur la plateforme.

Pour ce faire, dans cet article, nous verrons :

comment rassembler les besoins de vos utilisateurs,
comment renseigner une arborescence de groupes complète

Rassemblez les besoins de vos utilisateurs

Pour répondre aux objectifs que vous vous êtes fixés avec la plateforme, nous recommandons que vous sondiez vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi construire une plateforme personnalisée et pertinente au regard des besoins exprimés.

Ainsi, posez-vous les questions suivantes :

Talkspirit vient-il en complément ou en remplacement d'autres outils collaboratifs ?

Si Talkspirit vient en remplacement d’un (ou plusieurs) outil(s) existant(s), nous recommandons tout d’abord d’effectuer un référencement de ces outils et de leurs usages. Tous les services utilisent-ils les mêmes outils de la même façon ? Vous identifierez alors les différents besoins exprimés au sein de votre structure.

Pour aller plus loin, distinguez les informations présentes sur ces outils qui doivent être conservées et transposées sur Talkspirit des canaux d’échanges que vous souhaitez supprimer ( peut-être n’y a-t-il plus de besoin ? Ce canal ne fonctionnait pas : comment l’intégrer différemment ?)

En identifiant vos succès et erreurs sur d’autres outils, vous saurez créer des groupes utiles et clairs pour l’ensemble de votre communauté.

Si Talkspirit vient en complément d’autres outils collaboratifs, identifiez les thématiques qui seront traitées sur Talkspirit pour construire vos groupes.

Quels sont les besoins de vos utilisateurs ? Ont-ils de nouveaux besoins ?

N’hésitez pas à réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs pour déceler les besoins et attentes de l’outil.

Renseignez une arborescence de groupes complète

Maintenant que vous avez identifié les besoins de votre communauté, nous vous recommandons de télécharger et renseigner le document ci-dessous pour faciliter la création des différents espaces sur votre plateforme.

N'hésitez pas à partager ce document à l'ensemble des gestionnaires du projet et de le renseigner ensemble.

Voici les types de groupes les plus fréquents que nous rencontrons :

1) Le groupe thématique favorise le partage d'informations et la veille sur un thème ou un sujet précis.

2) Le groupe projet permet de partager toutes les informations utiles à un projet. Il peut par exemple inclure des partenaires externes.

3) Le groupe fonctionnel permet de partager des contenus entre utilisateurs d'un même métier.

4) Le groupe de lieu est mis en place pour les organisations déployées sur plusieurs sites géographiques.

5) Le groupe associé à un service web permet le suivi d'un flux RSS, un groupe dédié est souvent la meilleure approche.

Définissez à quels profils d’utilisateurs le groupe se destine.

Les nouveaux membres devront-ils rejoindre ce groupe par défaut (on parle ici d’un groupe source) et des invités (guests) à la plateforme pourront-ils y accéder ?

Télécharger le document

Pour télécharger le document, cliquez sur l'onglet Fichier → Télécharger.

Passer à l'étape suivante 👉🏻

Mis à jour le : 22/04/2025