2.5 ◦ Paramétrer les permissions de création de groupes sur la plateforme
Les groupes constituent la colonne vertébrale de Talkspirit. Ce sont des espaces d’échanges et d’information qui réunissent des membres sur un sujet commun. Tous les modules de la plateforme peuvent être articulés autour d’un groupe pour répondre aux objectifs que vous vous êtes fixés.
🚀 Il est donc essentiel de construire une arborescence de groupes en réponse aux besoins de vos utilisateurs.
Pour être accompagné dans la création de cette arborescence de groupes, vous pouvez vous référer à l’article ci-dessous 👇🏻
Lire l'article
L’objectif ici est de vous accompagner dans la gestion des permissions de création des groupes sur la plateforme. Nous y verrons :
comment déléguer l’administration des groupes
quelles permissions de création mettre en place
comment paramétrer des groupes par défaut/sources/verrouillés
En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de déléguer la création des groupes à d’autres utilisateurs. Il est possible :
de restreindre la création de groupes aux seuls administrateurs et administrateurs de groupes,
d’ouvrir cette permission à l’ensemble des membres sur la plateforme.
💡 Lors du déploiement, nous recommandons que seules quelques personnes puissent créer des groupes afin d’encadrer la création des différents espaces et éviter la mise en place de doublons. Cela créerait de la confusion et limiterait la prise en main de l’outil par vos collaborateurs.
Nous vous recommandons donc d’**identifier des administrateurs de groupes**, chargés de rassembler les besoins des utilisateurs et de les traduire en groupes sur la plateforme. Ces personnes occupent généralement un poste de managers/responsables de départements ou de services.
Pour nommer ces utilisateurs administrateurs de groupes, rendez-vous dans l’Administration → Paramètres des groupes.
Il existe 3 niveaux de confidentialité des groupes :
le groupe public peut être rejoint en un simple clic par l’ensemble des membres de la plateforme.
le groupe privé nécessite une demande d’accès : le membre de la plateforme deviendra un membre du groupe une fois qu’il aura été accepté dans cet espace par les membres du groupe.
le groupe secret requiert une invitation : il n’est pas possible de rejoindre/demander l’accès d’un groupe secret car il est invisible. L’utilisateur devra avoir été invité à rejoindre cet espace pour y accéder.
Vous pouvez autoriser les membres à créer :
des groupes publics ou pas,
des groupes privés ou pas,
des groupes secrets ou pas.
💡 Nous vous recommandons de laisser les administrateurs de groupe comme seuls porteurs de cette responsabilité de création des groupes lors du déploiement.
Il est essentiel que les groupes affichent tous un objectif clair et qu'ils soient pertinents au regarde des usages pour susciter l'intérêt de vos collaborateurs.
Ces permissions peuvent être revues à tout moment par un administrateur ou administrateur de groupes. La création de groupes privés pourra alors être ouverte à l’ensemble des membres pour favoriser la création de groupes projets par exemple.
Vous savez maintenant presque tout sur la gestion des groupes, …presque !
Une fois le groupe créé, il est possible de lui donner davantage de visibilité.
En passant un groupe comme groupe par défaut, vous vous assurez ainsi que tous les nouveaux membres de la plateforme intègrent ce groupe. Cela peut être très utile, notamment avec la mise en place d’un groupe général, destiné à tous, pour accueillir vos collaborateurs, clarifier l’utilisation de la plateforme et leur partager des astuces d’utilisation.
Exemple : @tous - Bienvenue
Une fois le groupe paramétré comme groupe par défaut, vous pouvez également en forcer l’accès en le paramétrant comme groupe source. Cela signifie que l’ensemble des membres de votre plateforme accèdent à ces groupes et qu’ils n’auront pas la possibilité de le quitter ou de ne plus le suivre (et ainsi de ne pas faire remonter les actualités qui y sont partagées dans leur fil d’actualités).
Il s’agit ici d’un bon moyen de vous assurer que les contributions partagées dans le groupe seront accessibles et disponibles pour tous !
Exemple : @tous - Actualités de l’entreprise
Vous aurez également la possibilité de verrouiller l’accès à un groupe sans que celui-ci n’ait été défini comme groupe par défaut au préalable. On parle ici de groupes verrouillés. Cela peut être utile pour vous assurer de faire remonter des informations liées à un projet par exemple.
Exemple : @Comité RH - Actualités (pour vous assurer que l’ensemble des membres de ce comité soient informés des actualités de votre entreprise et relaient le bon message).
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🚀 Il est donc essentiel de construire une arborescence de groupes en réponse aux besoins de vos utilisateurs.
Pour être accompagné dans la création de cette arborescence de groupes, vous pouvez vous référer à l’article ci-dessous 👇🏻
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L’objectif ici est de vous accompagner dans la gestion des permissions de création des groupes sur la plateforme. Nous y verrons :
comment déléguer l’administration des groupes
quelles permissions de création mettre en place
comment paramétrer des groupes par défaut/sources/verrouillés
Déléguez l’administration des groupes
En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de déléguer la création des groupes à d’autres utilisateurs. Il est possible :
de restreindre la création de groupes aux seuls administrateurs et administrateurs de groupes,
d’ouvrir cette permission à l’ensemble des membres sur la plateforme.
💡 Lors du déploiement, nous recommandons que seules quelques personnes puissent créer des groupes afin d’encadrer la création des différents espaces et éviter la mise en place de doublons. Cela créerait de la confusion et limiterait la prise en main de l’outil par vos collaborateurs.
Nous vous recommandons donc d’**identifier des administrateurs de groupes**, chargés de rassembler les besoins des utilisateurs et de les traduire en groupes sur la plateforme. Ces personnes occupent généralement un poste de managers/responsables de départements ou de services.
Pour nommer ces utilisateurs administrateurs de groupes, rendez-vous dans l’Administration → Paramètres des groupes.
Paramétrez les bonnes permissions de création de groupes
Il existe 3 niveaux de confidentialité des groupes :
le groupe public peut être rejoint en un simple clic par l’ensemble des membres de la plateforme.
le groupe privé nécessite une demande d’accès : le membre de la plateforme deviendra un membre du groupe une fois qu’il aura été accepté dans cet espace par les membres du groupe.
le groupe secret requiert une invitation : il n’est pas possible de rejoindre/demander l’accès d’un groupe secret car il est invisible. L’utilisateur devra avoir été invité à rejoindre cet espace pour y accéder.
Vous pouvez autoriser les membres à créer :
des groupes publics ou pas,
des groupes privés ou pas,
des groupes secrets ou pas.
💡 Nous vous recommandons de laisser les administrateurs de groupe comme seuls porteurs de cette responsabilité de création des groupes lors du déploiement.
Il est essentiel que les groupes affichent tous un objectif clair et qu'ils soient pertinents au regarde des usages pour susciter l'intérêt de vos collaborateurs.
Ces permissions peuvent être revues à tout moment par un administrateur ou administrateur de groupes. La création de groupes privés pourra alors être ouverte à l’ensemble des membres pour favoriser la création de groupes projets par exemple.
Paramétrez des groupes par défaut/sources/verrouillés
Vous savez maintenant presque tout sur la gestion des groupes, …presque !
Une fois le groupe créé, il est possible de lui donner davantage de visibilité.
En passant un groupe comme groupe par défaut, vous vous assurez ainsi que tous les nouveaux membres de la plateforme intègrent ce groupe. Cela peut être très utile, notamment avec la mise en place d’un groupe général, destiné à tous, pour accueillir vos collaborateurs, clarifier l’utilisation de la plateforme et leur partager des astuces d’utilisation.
Exemple : @tous - Bienvenue
Une fois le groupe paramétré comme groupe par défaut, vous pouvez également en forcer l’accès en le paramétrant comme groupe source. Cela signifie que l’ensemble des membres de votre plateforme accèdent à ces groupes et qu’ils n’auront pas la possibilité de le quitter ou de ne plus le suivre (et ainsi de ne pas faire remonter les actualités qui y sont partagées dans leur fil d’actualités).
Il s’agit ici d’un bon moyen de vous assurer que les contributions partagées dans le groupe seront accessibles et disponibles pour tous !
Exemple : @tous - Actualités de l’entreprise
Vous aurez également la possibilité de verrouiller l’accès à un groupe sans que celui-ci n’ait été défini comme groupe par défaut au préalable. On parle ici de groupes verrouillés. Cela peut être utile pour vous assurer de faire remonter des informations liées à un projet par exemple.
Exemple : @Comité RH - Actualités (pour vous assurer que l’ensemble des membres de ce comité soient informés des actualités de votre entreprise et relaient le bon message).
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Mis à jour le : 22/04/2025
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