Pour réussir le déploiement de votre projet, il est essentiel de bien communiquer en amont, pendant mais également après le lancement.

Dans cet article, nous vous accompagnons dans la construction de votre plan de communication :

Nous vous recommandons de bien communiquer sur votre projet avant sa mise en place pour informer vos collaborateurs qu’un nouvel outil sera bientôt disponible.

Il est essentiel de communiquer auprès de vos managers et responsables de service/gestionnaires de projet et de les former en amont sur l’outil pour que ceux-ci relaient le bon message le jour J.

Quelques questions à vous poser :

Auprès de qui souhaitez-vous communiquer et pourquoi ? Ici, il est essentiel de bien segmenter votre communication et d’onboarder les porteurs du message en amont du déploiement à tous. Cela permet de valoriser leur rôle, mais également de les sécuriser dans l’accompagnement des collaborateurs.

Quand la communication aux responsables sera-t-elle effectuée ? Quand la communication à l’ensemble de l’audience sera-t-elle effectuée ?

Nous recommandons, si vous en avez la possibilité, de déployer votre projet lors d’un événement réunissant l’ensemble de vos futurs utilisateurs (forum, séminaire, …). C’est l’occasion idéale de pitcher votre projet, de lever les éventuels doutes et répondre aux questions.

Retrouvez ci-dessous un article pour vous aider à lever les doutes 👇🏻

De qui vient cette initiative d’un nouvel outil ? Il est essentiel de se poser cette question dont la réponse viendra légitimer votre projet.

Il s’agit d’une initiative de la direction générale ? Faites-lui prendre la parole !

L’intervention de la DG légitime ce projet et permet déjà dans un premier temps un taux d’inscription proche du 100%

Dans le cas d’une animation de réseau, embarquez des sponsors et construisez avec eux votre communication à tous.

Nous recommandons que vous passiez par un canal connu de l’ensemble de la cible pour cette première communication.

Nous vous recommandons, en cas de large audience, de segmenter les entrées sur la plateforme, par association, branche métier, localisation, … À vous de choisir !

Cette segmentation vous permettra de mieux encadrer les arrivées et d’accompagner l’ensemble des utilisateurs de façon à lever les doutes et clarifier l’utilisation de la plateforme.

Si la plateforme s’inscrit dans un contexte d’entreprise, ce sont généralement les responsables de service ou managers qui viennent légitimer le projet auprès de leurs équipes.

Dans le cas d’une animation de communauté(s), il est davantage intéressant d’identifier des ambassadeurs. Ces ambassadeurs sont enthousiasmés par le projet et sont des communicants naturels. Grâce à eux, vous pourrez communiquer auprès d’une plus large cible et de manière plus légitime.

Pour cibler les bons ambassadeurs, n’hésitez pas à vous référer à notre fiche pratique ci-dessous.

Les ambassadeurs, tout comme les managers ou responsables de services doivent être embarqués sur la plateforme et formés à son utilisation avant de communiquer à l’ensemble de votre audience. Cela leur permet de se familiariser avec ce nouvel outil, de poser leur question et de construire leur discours.

Nous vous recommandons de créer un groupe pour les ambassadeurs/managers pour vous aligner sur l’utilisation de l’outil, répondre aux questions, partager les informations essentielles à relayer, …

Il est essentiel de construire les prochaines étapes de votre communication. Votre première communication engagera des membres mais tous ne s’inscriront pas immédiatement sur l’outil.

Ne vous découragez pas et variez les formats ! Il est parfois intéressant pour l’animation de communautés de rediriger vers la plateforme pour s’inscrire à un évènement, pour participer à un jeu concours, …

À vous de trouver la carotte qui incitera votre audience à se connecter au moins une fois à votre outil !

Il est très important, que lorsque votre audience se connecte à la plateforme, elle dispose également d'éléments clairs sur vos objectifs et leur rôle sur la plateforme.

C’est pourquoi nous vous recommandons de mettre en place les éléments suivants :

Vous trouverez plus d'informations sur comment paramétrer le message d'accueil dans cet article.

Il est essentiel de bien clarifier les règles et permissions sur la plateforme ainsi que des sujets tels que le droit à l’image, la confidentialité de certaines informations, …

Vous vous assurez ainsi que les utilisateurs partagent des informations en accord avec vos usages.

Mais pas seulement ! En l’absence d’informations, les utilisateurs n’oseront pas prendre la parole. Donnez-leur des clés et créez un environnement de sécurité pour les inciter à publier et commenter sur la plateforme.

Clarifiez les objectifs de ce groupe, les thématiques qui y seront abordées ainsi que les permissions des membres. Vous vous assurez ainsi que vos utilisateurs intègrent des groupes de leur intérêt et partagent des informations pertinentes pour l’ensemble des utilisateurs.

Vous pouvez à présent inviter les utilisateurs à rejoindre la plateforme !

Il reste essentiel cependant de continuer à suivre les usages sur votre plateforme pour vous assurer que les informations partagées conviennent bien à vos utilisateurs.

Nous vous recommandons donc d’analyser les statistiques d’usage de la plateforme pour comprendre les succès et identifier les actions à faire évoluer. Peut-être devrez-vous diversifier davantage vos formats pour engager, ou partager davantage d’images, vidéos, témoignages, …

Nous vous recommandons de partager après 1 mois d’utilisation quelques sondages pour comprendre les freins et succès rencontrés. Vous pourrez ainsi identifier les éventuels besoins auxquels répondre et faire évoluer vos espaces et communications sur la plateforme.

Pour ce faire, retrouvez ci-dessous une fiche pratique pour sonder vos utilisateurs 👇🏻