Talkspirit distingue les utilisateurs membres d'une organisation des utilisateurs invités par l’organisation : les guests.
Qu'est-ce qu'un guest ?
Un guest est un utilisateur dont l’accès à la plateforme est limité aux seuls groupes définis par un administrateur. Il n’a donc aucune visibilité sur les autres groupes de la plateforme qu’ils soient ouverts ou privés.
Il existe deux catégories de guests :
Les guests mono-groupe
On parle de guest mono-groupe lorsque le guest est invité à rejoindre un seul groupe.
NB : vous pouvez disposer d'autant de comptes guests mono-groupe que vous disposez de licences sur la plateforme.
Exemple : vous avez souscrit à 15 licences (que vous pourrez utiliser pour des comptes membres/guests multi-groupes), vous pouvez inviter 15 guests mono-groupes sur la plateforme.
Les guests multi-groupes
On parle de guest multi-groupe dès lors qu’un utilisateur est invité à rejoindre deux groupes ou plus. La licence d’un guest multi-groupes est payante et son prix est similaire à celui d’un compte membre.
Qui peut inviter des guests à rejoindre la plateforme ?
Tous les membres de la plateforme ont la possibilité d’inviter des utilisateurs guests à rejoindre la plateforme dès lors que cette option a été activée par l’un des administrateurs.
Qui peut inviter des guests à rejoindre un groupe ?
Pour les groupes ouverts : tous les administrateurs ainsi que le gestionnaire du groupe peuvent inviter un guest. Les membres ont la possibilité d’inviter des guests si cette option a été activée.
Pour les groupes privés visibles et secrets : seuls les gestionnaires du groupe ou les administrateurs avec un accès à ce groupe seront habilités à inviter des guests. Les membres ont la possibilité d’inviter des guests si cette option a été activée.
Offre Standard et Premium
Il est possible d’inviter des guests dans les plans Standard et Premium.
Comment reconnaître un guest sur la plateforme ?
Lorsqu’un utilisateur détient le statut de guest, cette mention vient s’intégrer à ses nom et prénom.
Elle apparaîtra quelles que soient les actions menées avec ce guest (invitation à rejoindre un groupe, une discussion tchat, assignation).
Il est également possible de retrouver le statut des utilisateurs de la plateforme via l’annuaire des utilisateurs.
Pour accéder à cet annuaire, sélectionnez Utilisateurs dans la barre de menu latérale gauche.
Un administrateur peut également avoir accès au statut des utilisateurs de la plateforme en sélectionnant “Administration” puis Gérer les utilisateurs.
Il pourra alors accéder à la liste de l’ensemble des utilisateurs guests (actifs et inactifs) de la plateforme en cliquant sur la mention Guests.
De quels droits dispose un guest ?
Un guest peut :
publier un contenu dans les groupes dont il fait partie (sous réserve que le gestionnaire de groupe ait autorisé la publication des membres),
accéder au drive des groupes dont il est membre,
accéder à l’annuaire des utilisateurs membres des mêmes groupes que lui,
accéder à l’organigramme de l’organisation,
tchatter avec les membres faisant partie des mêmes groupes que lui.
Quelles limitations pour les guests ?
Ainsi, les guest ne peuvent pas :
accéder à d'autres groupes que ceux auxquels ils ont été invités (même un groupe ouvert, sauf si vous l'avez invité dans ce groupe),
inviter d'autres utilisateurs,
créer des groupes,
consulter le profil des utilisateurs inscrits qui n'ont pas en commun le(s) groupe(s) auquel(s) le guest accède. L'annuaire ne présente donc pas d'utilisateurs que le guest ne peut voir,
être administrateur,
être gestionnaire de groupe.
Conseils & Astuces
Tout comme pour un membre, il est possible d’inviter un guest à rejoindre la plateforme avec ou sans adresse mail.
Un guest peut être :
un client,
un partenaire,
un collaborateur,
un freelance amené à travailler ponctuellement pour le compte de l’entreprise
L’accès d’un guest à la plateforme peut être temporaire, il peut être suspendu à tout moment.
Mots clés associés
Guest multi-groupes, guest mono-groupe, membre, administrateur, gestionnaire de groupe, plateforme, groupe ouvert, groupe privé.