Principe

Les groupes dynamiques permettent d'inscrire automatiquement à un groupe des utilisateurs en fonction d’une caractéristique de leur profil. Cette fonction permet d'éviter ainsi une démarche d'invitation manuelle fastidieuse sur des déploiements à l'échelle.

Par exemple, il est possible d'inviter automatiquement à un groupe les utilisateurs situés sur un lieu (champs de localisation) ou ayant un même expertise dans un groupe dédié.

Pour réaliser cette liaison, il est nécessaire de créer l'ensemble d'utilisateurs puis de le lier au groupe concerné.

Tous les utilisateurs qui entrent dans l'ensemble sont immédiatement invités dans le groupe. En revanche chaque utilisateur sortant de l’ensemble ne quitte pas le groupe. Les membres automatiquement ajoutés à un groupe par un ensemble restent en effet libres de quitter le groupe quand ils le souhaitent.

Seuls les utilisateurs de type membres de la plateforme peuvent appartenir à un ensemble d'utilisateurs. Les utilisateurs de type guests restent invités manuellement dans les groupes qui les concernent.

Créer un ensemble d'utlisateurs

Pour créer un ensemble d'utilisateurs

  • Cliquez sur l'icône roue crantée du menu de navigation gauche

  • Cliquez sur la rubrique Gérer les ensembles d'utilisateurs

  • Cliquez sur le bouton Nouvel ensemble d'utilisateurs

  • Réalisez une vue en sélectionnant un ou plusieurs filtres ou un mot clef de recherche. Le nombre de membres concernés par la vue s'affiche en haut à droite de la fenêtre.

  • Donnez un nom à votre ensemble d'utilisateurs et cliquez sur Créer.

Une fois l'ensemble créé, vous pouvez le renommer, le modifier ou le supprimer.

En revanche, lorsqu'un ensemble d'utilisateur est lié à un groupe, il ne peut plus être modifié.

Passez la souris au dessus de l'ensemble pour identifier le nombre de membres associés.

Créer et modifier la liaison ensemble d'utilisateurs / groupe

Une fois votre ensemble d'utilisateurs créé, vous pouvez le lier à un groupe existant ou créer un nouveau groupe en réalisant cette liaison dès la création.

Remarques :

  • Un groupe ne peut être lié qu'à un seul ensemble

  • Le(s) gestionnaire(s) du groupe conserve la possibilité d'inviter des membres dans son groupe manuellement même lorsque le groupe est lié à un ensemble d'utilisateurs. La liaison avec l'ensemble d'utilisateurs ne vient qu'automatiser le processus d'invitation pour les membres qui correspondent aux critères choisis sur l'ensemble.

1. Créer une liaison ensemble d'utilisateurs <> groupe existant depuis le groupe

Pour réaliser une liaison avec un groupe existant :

  • Rendez-vous dans le groupe pour lequel vous souhaitez réaliser une liaison

  • Cliquez sur l'icône d'ajout de membres d'un groupe

  • Cliquez sur Lier ce groupe à un ensemble d'utilisateurs

  • Choisisissez l'ensemble d'utilisateurs avec lequel vous souhaitez réaliser la liaison

  • Cliquez sur Confirmer.

  • Une fenêtre d'informations confirme l'ajout immédiat des utilisateurs dans le groupe. Les membres déjà présents dans le groupe restent dans le groupe.

La liaison est réalisée.

Note :

La page A propos du groupe vient rappeler la liaison réalisée avec un ensemble d'utilisateurs.

Par ailleurs, un filtre apparaît dans le panneau des membres du groupe et permet d'identifier les utilisateurs ajoutés via l'ensemble d'utilisateurs.

2. Créer une liaison ensemble d'utilisateurs <> groupe existant depuis l'administration

Pour réaliser une liaison avec un groupe existant depuis l'administration :

  • Cliquez sur l'icône roue crantée du menu de navigation gauche

  • Cliquez sur la rubrique Gérer les groupes

  • En face du groupe pour lequel vous souhaitez créer une liaison, cliquez sur la roue crantée puis Lier le groupe à un ensemble d'utilisateurs

  • Choisissez l'ensemble d'utilisateurs avec lequel vous souhaitez réaliser la liaison

  • Cliquez sur Confirmer

3. Liaison avec un ensemble d'utilisateurs à la création d'un groupe

A la création d’un groupe, s’il existe déjà au moins un ensemble d'utilisateurs, il sera proposé à l'utilisateur créant le groupe de le lier à l'un de ces ensembles.

Modifier ou supprimer la liaison d'un groupe avec un ensemble d'utilisateurs

  • Depuis le panneau d'ajout des membres d'un groupe ou depuis l'administration, cliquez sur l'action Gérer l'ensemble d'utilisateurs

  • Sélectionnez un nouvel ensemble d'utilisateurs si vous souhaitez modifier l'ensemble existant ou Sélectionnez Aucun ensemble utilisateurs si vous souhaitez délier le groupe avec l'ensemble.

Note :

Les utilisateurs qui avaient déjà rejoint le groupe restent membres du groupe.

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