L'essor et le développement d'Internet a changé à jamais notre rapport à l'information.
Les organisations agiles comprennent que l'information est aujourd'hui le carburant de l'intelligence collective. Faciliter l'accès à l'information, assurer une bonne circulation des informations, permettre de capitaliser sur les informations sont clés pour permettre une bonne compréhension de l'environnement interne et externe à l'organisation et ainsi faciliter les prises de décision au quotidien.

Le réseau social d'entreprise joue un rôle essentiel dans la circulation des informations au travers de toute l'organisation. C'est même l'une de ses principales fonctions au delà de "connecter" l'ensemble de l'organisation.

La diffusion des actualités, principales informations et évènements de l'organisation définissent une des missions de la communication interne. Ces activités seront réalisées avec la même attention et les mêmes règles métier que sur d'autres supports lorsque ces messages ciblent une large audience.

Assurer la diffusion des informations de l'entreprise

  • Créez un groupe dédié aux informations de l'entreprise. Il s'agira le plus souvent du groupe Général, créé par défaut à la création de votre plateforme.

  • Publiez un message d'accueil ou la description du groupe pour présenter le groupe, son mode de fonctionnement et ses principaux intervenants ou gestionnaires. Si votre groupe cible plusieurs centaines de personnes et si la publication au sein du groupe est ouverte à tous ses membres, assurez-vous que chacun identifie bien la portée du groupe. 

  • Publiez chaque actualité de l'entreprise à l'aide d'une publication ou d'un évènement. Agrémentez votre publication de visuels attachés en pièce jointe ou sous la forme d'une galerie. Préférez le format évènement si vous souhaitez connaître la participation des membres.

  • Pour renforcer la visibilité de certaines informations, utilisez l'option Définir comme important qui placera votre message en tête du fil d'actualité de l'utilisateur pendant une période définie jusqu'à ce que l'utilisateur le voit.

  • Pour donner encore plus d'impact à votre message, utilisez la fonction Live et proposez au dirigeant de l'entreprise de prendre la parole sur le sujet d'actualités à une date et heure précise. Il peut ainsi s'exprimer directement sur votre réseau social, en diffusion vidéo live, permettant à tous de réagir sur le fil d'actualité et à ceux qui n'ont pu participer de jouer un "replay".

  • Animez et suivez la conversation.

  • Régulièrement, sondez vos collègues sur la fréquence et la qualité des informations partagées et vous assurer que le groupe joue pleinement son rôle.

Astuces :

  • Vous pouvez automatiquement une information à la date et l'heure de votre choix en utilisant la fonction de programmation.

  • Si le groupe a une portée de plusieurs centaines de membres, ajoutez le groupe dans un thème "Groupes institutionnels" ou "Groupes ouverts à tous" ou nommez le groupe "@ tous - Nom du groupe" pour aider vos utilisateurs à l'identifier facilement.

  • S'exprimer ou participer n'est pas toujours évident, surtout dans un contexte de large audience. Créez le cadre de sécurité pour encourager la participation de vos collègues en les incitant à participer et en garantissant un climat de bienveillance au sein du groupe.

  • Quelques exemples de contenus que vous pourrez diffuser sur le fil d'actualités de votre organisation : l'arrivée de nouveaux collègues, un séminaire, le gai d'un nouveau client important, le gai d'un concours, le lancement d'un nouveau produit ou service, votre présence sur un salon professionnel, ...

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 Questions fréquentes : 

J'ai déjà un Intranet, est-ce que le réseau social d'entreprise le remplace ?
II n'y a pas de réponse unique selon les usages que vous avez développé sur votre Intranet. Il est en revanche clair que le fonctionnement du groupe de diffusion d'information décrit dans cet article vient en concurrence de la page Actualités ou du fil d'actualités que vous avez probablement sur votre Intranet. Il sera alors essentiel de questionner l'intérêt de cette page et décider de son maintien ou de son remplacement par le réseau social d'entreprise pour éviter de susciter de la confusion pour vos utilisateurs. 

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