Vous souhaitez ajouter de nouvelles licences ou en supprimer ? Nous vous expliquons comment faire dans cet article.

À qui est destiné cet article ?

Cet article s’adresse aux administrateurs de la plateforme.

Qui peut ajouter ou retirer des licences ?

Seuls les administrateurs de la plateforme ont accès à l'onglet “Abonnement et Facturation” des paramètres généraux. Ils sont donc seuls habilités à ajouter ou retirer des licences à l’abonnement de l’entreprise.

Comment accéder à l’onglet “Abonnement & Facturation” ?

Pour mettre à jour le nombre de licences, il vous faut suivre le cheminement suivant :

  • cliquez sur “Administration”, l’icône en forme de roue crantée dans la barre de menu latérale gauche de la plateforme,

  • puis sélectionnez “Abonnement & Facturation".

Vous accédez alors aux détails de votre abonnement, tels que :

  • le nombre de licences payées,

  • le nombre de licences utilisées,

  • le nombre de licences disponibles à l’utilisation.

Qu’est-ce qu’une licence payante ?

L’achat d’une licence équivaut à l’achat d’un compte membre ou d’un compte guest multi-groupe dont les prix sont similaires.

Lors de l’achat d’une licence, aucune distinction entre les deux statuts n’est faite. L’administrateur pourra ainsi sélectionner le nombre de licences à acheter sans se soucier du statut qu’il souhaite donner à son nouvel utilisateur. Ce paramétrage pourra s’effectuer par la suite, dans l’onglet “Gérer les utilisateurs”.

NB : la création d’un compte guest mono-groupe étant gratuite, elle n’est pas comptabilisée dans le décompte des licences achetées. Le nombre de licences guest mono-groupe apparaît donc sous l’encart dédié à ces licences payantes.

Il n’existe pas de limite au nombre de comptes guest mono-groupe.

Les invitations envoyées

Il est nécessaire de disposer de licences payantes non utilisées pour inviter des membres ou guests multi-groupes à rejoindre la plateforme.

Lorsqu’un administrateur (ou un membre, en fonction des permissions qui ont été définies au niveau de l’Administration) souhaite inviter un nouvel utilisateur à rejoindre la plateforme, il doit disposer d’assez de licences pour effectuer cette action.

Exemple : vous avez commandé 100 licences et avez 80 membres et/ou guests multi-groupes actifs. Vous disposez donc de 20 licences disponibles.

Vous souhaitez inviter 10 nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme : c’est possible car vous disposez de 20 licences disponibles. Une fois les 10 invitations lancées, il vous restera 10 licences disponibles.

Dans le cas où vous souhaiteriez inviter 30 utilisateurs à rejoindre la plateforme, il vous faudra souscrire à 10 licences payantes supplémentaires car vous ne disposez que de 20 licences disponibles. Une fois ces 10 licences achetées, vous pourrez inviter les 30 utilisateurs.

Pour vérifier s'il vous reste encore des licences disponibles, rendez-vous dans la rubrique Abonnement & facturation de l’Administration.

Augmenter le nombre de licences :

Pour augmenter le nombre de licences achetées :

  • cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs immédiatement,

  • modifiez le nombre d’utilisateurs à hauteur de ce qui est souhaité,

  • cliquez sur Valider la commande.

Pour une application immédiate :

Vous serez débité immédiatement pour la période allant du jour où vous réalisez cette augmentation jusqu’à l’échéance de votre abonnement.

Ainsi, dans le cas d’un abonnement mensuel :

Si votre abonnement “Standard” concerne la période du 1er au 31 janvier et que vous ajoutez 8 membres le 17 janvier, alors le prix payé sera de : (31-17) / 31 x 8 x 4 EUR.

Vous pouvez également modifier l’abonnement à l’échéance :

Vous serez alors facturé le jour du renouvellement de votre abonnement à l’échéance.

Diminuer le nombre d’utilisateurs payants :

La diminution du nombre de licences n’est possible qu’à l’échéance de l’abonnement en cours, que l’abonnement soit mensuel ou annuel.

Pour diminuer le nombre de licences achetées :

  • cliquez sur Modifier l’abonnement à l’échéance,

  • modifiez le nombre d’utilisateurs,

  • cliquez sur le bouton Planifier les modifications.

Attention : vous ne pouvez diminuer le nombre de licences que si celles-ci ne sont pas utilisées.

Mots clés associés :

Guest multi-groupes, guest mono-groupe, membres, licences, abonnement mensuel, abonnement annuel.

Pour aller plus loin :

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