Nouveau sur Talkspirit ? Bienvenue ! Talkspirit est une plateforme de partage d’informations et de communication pour les équipes et au-delà pour les organisations.

À travers ce guide, nous vous accompagnons dans votre rôle d'administrateur pour vous aider dans les premières étapes de déploiement de votre plateforme et partager avec vous quelques clefs de succès.

Ce guide évolue avec les retours de nos utilisateurs, n'hésitez pas à nous transmettre vos questions et suggestions.

Vue d’ensemble de l’espace dédié aux administrateurs

Depuis votre espace d’administration, vous pourrez accéder à différents paramétrages de la plateforme. Ces réglages sont répartis en sections thématiques ou onglets parmi lesquels :

  • L’onglet Gérer la plateforme

Vous retrouverez dans cet onglet les fonctionnalités d’ordre général qui vous permettront de paramétrer votre plateforme.

  • L’onglet Utilisateurs & groupes

Vous retrouverez dans cet onglet l’ensemble des fonctionnalités liés aux comptes utilisateurs ainsi qu’aux espaces d’échanges que sont les groupes.

  • L’onglet Apps

Retrouvez ici l’ensemble des applications Talkspirit que vous pourrez activer ou non en fonction de vos objectifs de collaboration (documents de traitement de texte du drive, visioconférences, bots…).

  • L’onglet Applications tierces

Dans cet onglet vous retrouverez l’ensemble des fonctionnalités qui vous permettront d’intégrer vos applications favorites à la plateforme.

  • L’onglet Abonnement

Dans cette section, vous retrouverez l’ensemble des détails de votre abonnement et pourrez passer commande, modifier vos informations de facturation, vos coordonnées bancaires ainsi que le nombre de licences auxquelles vous avez souscrit.

Préparez votre plateforme avant d’inviter ses utilisateurs

Avant d’inviter des utilisateurs à rejoindre la plateforme, nous vous conseillons de paramétrer certaines informations essentielles.

Personnalisez la plateforme

Donnez un nom à votre plateforme

Vous avez la possibilité de donner un nom à votre plateforme en séléctionnant l’icône en forme de roue crantée de la barre de menu latérale gauche Administration, onglet Général. Sélectionnez le champ Nom de la plateforme et renseignez comme voulu.

Sélectionnez le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications effectuées.

Le nom de la plateforme et son url sont deux éléments distincts. Le lien url de votre plateforme est l’adresse qui vous permet d’accéder à la plateforme.

L’url peut être choisie lors de la création de la plateforme et changée sur demande. Si vous souhaitez modifier l’url de votre plateforme, contactez le support.

Le nom de votre plateforme s’affiche dans les emails de notifications reçus par vos utilisateurs, sur la page d'inscription mais également lorsque vous êtes connecté sur la plateforme. Il peut être identique ou différent de votre URL et peut être modifié à tout moment.

Astuce : vous pouvez créer un sondage pour laisser les utilisateurs choisir entre plusieurs noms à donner à cette plateforme.

Lorsque vous recevez une notification email, le nom de votre plateforme apparaît pour vous informer laquelle de vos plateformes est concernée par cette alerte.

Et personnalisez là

Adaptez le thème graphique de votre plateforme, insérez-y votre logo et appliquez les couleurs de votre charte graphique dans l’onglet Personnalisation de l’Administration.

Astuce : chaque utilisateur a la possibilité de configurer les couleurs de sa plateforme par défaut. Si vous souhaitez que l’ensemble des plateformes des utilisateurs respecte les couleurs de votre charte graphique, vous avez la possibilité de désactiver l’option Permettre aux utilisateurs d’avoir leur propre personnalisation.

Personnalisez l’accueil des nouveaux utilisateurs

Vous pouvez créer un message d’accueil personnalisé qui s’affichera avant la visite guidée des fonctionnalités, lorsqu’un nouvel utilisateur rejoindra la plateforme.

Chaque nouveau membre verra ce message d’accueil s’afficher lors de sa première connexion à la plateforme. Il est possible de paramétrer ce message d’accueil pour qu’il s’affiche à l’intention des utilisateurs guests également.

Conseil : rédigez un message court exposant les objectifs que sert l’entreprise dans l’utilisation de Talkspirit. Vous pourrez alors communiquer aux utilisateurs les clés pour mieux appréhender les différentes fonctionnalités de la plateforme.

Vous pouvez choisir de joindre différents formats de messages tels que :

  • des images,

  • des gifs,

  • des messages vidéos,

  • des documents.

Vous pouvez prévisualiser ce message avant de l’enregistrer en cliquant sur le bouton Prévisualiser. Les utilisateurs n’auront pas la possibilité de passer le message enregistré.

Choisissez comment vos futurs utilisateurs créeront leur compte

Vous pouvez paramétrer les options d’inscription à la plateforme dans la section Autorisations de l’Administration.

Un utilisateur peut rejoindre la plateforme de trois façons :

Inviter un utilisateur à rejoindre la plateforme

Par email

Vous pouvez facilement inviter vos collaborateurs à rejoindre la plateforme, depuis l’Administration. Ils recevront alors un lien par email qui leur permettra de renseigner leur :

  • Nom et prénom,

  • mot de passe.

Une fois les conditions générales d’utilisations validées, ils pourront accéder à leur compte. Vous en serez alors instantanément notifié.

Pour inviter un utilisateur à rejoindre la plateforme, rendez-vous dans l’onglet Gérer les utilisateurs de l’Administration. Plus d’informations dans cet article.

Avec des codes d’accès

Pour inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme sans email, il vous faut activer cette option depuis la section Autorisations de l’Administration. Plus d’informations dans cet article.

Pour inviter un nouvel utilisateur (avec ou sans email), rendez-vous dans la section Gérer les utilisateurs de l’Administration et cliquez sur Inviter.

Depuis cette vue, vous pouvez également choisir d’attribuer le rôle de membre ou celui de guest à cet utilisateur. Quel que soit le rôle endossé par cet utilisateur, vous pourrez l’inviter avec ou sans email. Vous trouverez plus d’informations sur les rôles des utilisateurs ici.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement l’onglet Invitations envoyées de la section Inviter de nouveaux utilisateurs pour identifier les utilisateurs qui n’auraient pas encore activé leur compte sur la plateforme et les relancer. Retrouvez plus d’informations sur ce sujet dans cet article.

Autoriser un utilisateur à s’inscrire sans invitation

Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vous préférez laisser les utilisateurs s'inscrire à leur convenance. Nous vous conseillons alors de diffuser le lien l'URL de la plateforme afin qu'ils en prennent connaissance.

Pour autoriser les utilisateurs à s’inscrire de leur propre chef sur la plateforme, avec ou sans adresse email, rendez-vous dans l’onglet Autorisations de l’Administration et activez l’option Autoriser les utilisateurs à s’inscrire sans invitation.

Vous pourrez alors choisir d’autoriser les utilisateurs sans email à s’inscrire d’eux-mêmes à la plateforme ou non et limiter les inscriptions aux seuls domaines emails que vous aurez renseignés.

Vous pouvez autoriser plusieurs domaines emails pour l’inscription des membres à la plateforme. Il vous suffira simplement de les séparer par une virgule.

Vous pourrez également autoriser les membres de la plateforme à inviter de nouveaux utilisateurs depuis cette section.

Inviter les utilisateurs à s’inscrire via un lien unique

Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vos utilisateurs ont des difficultés à recevoir nos invitations par email.

Pour activer ce lien d’invitation, rendez-vous dans l’onglet Autorisations de l’Administration.

Il vous suffira alors de copier le lien et de le communiquer aux utilisateurs concernés.

Attention, si vous désactivez le lien, il ne sera plus valide et les personnes ayant reçu ce lien ne pourront plus s'inscrire, si vous réactivez l'option un nouveau lien sera alors créé.

Paramétrez les autorisations liées aux groupes

Par défaut, Talkspirit permet aux membres de créer des groupes, y inviter des utilisateurs, y déployer des intégrations. De cette façon, les membres peuvent activer les fonctions dont ils ont besoin sans être limités.

Le groupe est un espace de partage d’informations et de collaboration sur un sujet principal. Il en existe 3 types :

  • les groupes publics,

  • les groupes privés visibles,

  • les groupes privés secrets (ou invisibles).

Plus d’informations sur les groupes dans cet article.

Pensez la création de vos groupes

Avant de créer vos groupes, il est essentiel d’en penser les objectifs et la raison d’être. Les membres d’un groupe, s’ils ne trouvent pas ce groupe pertinent au regard de leur poste et objectifs, peuvent le laisser mourir. Hors un groupe doit être nourri de contenus et d’interactions pour apporter une réelle plus value à ses membres.

Si vous devez créer une architecture de groupes pour votre organisation, voici les types de groupes les plus fréquents que nous rencontrons :

  • le groupe thématique : il favorise le partage d’informations et la veille sur un thème ou un sujet précis,

  • le groupe de lieu : pour les organisations déployées sur plusieurs sites géographiques,

  • le groupe projet : pour partager toutes les informations utiles à un projet. Ce groupe peut par exemple inclure des partenaires externes (ou guests),

  • le groupe fonctionnel : pour partager des contenus entre utilisateurs d’un même métier,

  • le groupe associé à un service web : pour les services web qui sont susceptibles de publier un volume important de publications (par exemple un groupe twitter), un groupe dédié est souvent la meilleure approche.

Définissez à quels profils d’utilisateurs le groupe se destine. Les nouveaux membres devront-ils rejoindre ce groupe par défaut (on parle ici d’un groupe source) et des invités (guests) à la plateforme pourront-ils y accéder ?

Il vous suffit maintenant de créer un groupe, d’y associer une description (sa raison d’être, les objectifs) ainsi qu’un niveau de confidentialité.

Paramétrez des groupes avec un accès par défaut à tous les utilisateurs

Vous pouvez créer un groupe “Par défaut” que les membres rejoindront automatiquement lors de leur première connexion. Ces groupes seront immédiatement visibles dans leur menu de navigation de gauche et leurs contenus seront visibles sur leur fil d’actualités. Les membres de ces groupes ne peuvent ni en sortir, ni ne plus les suivre.

Pour paramétrer un groupe source, rendez-vous dans l’onglet Administration de la barre de menu latérale gauche puis sélectionnez Général.

Astuce : il est conseillé de créer au moins un groupe source avant d’inviter les utilisateurs à rejoindre la plateforme. En publiant dans ce groupe, vous atteindrez tous les utilisateurs. Vous pourrez alors y publier des informations d’ordre général à l’intention de l’ensemble des salariés de l’organisation.

Créez les premiers groupes

Pour créer un groupe depuis l’Administration, rendez-vous dans l’onglet Gérer les groupes.

Depuis cette vue, vous accéderez à l’ensemble des groupes créés sur la plateforme quel que soit leur niveau de confidentialité.

Cliquez sur Créer un groupe. Plus d’informations sur comment créer un groupe dans cet article.

Déléguez la gestion des groupes

L’utilisateur qui crée le groupe en devient automatiquement le gestionnaire.

Nommez des gestionnaires de groupe qui établiront les règles du groupe, ses permissions, se chargeront de l’animer et d’y cadrer les échanges.

Pour ce faire, rendez-vous dans la barre d’icônes du groupe et sélectionnez le membre concerné puis choisissez l’option Passer gestionnaire du groupe.

Paramétrez les applications Talkspirit

Depuis la rubrique Application de l’Administration, paramétrez les outils de collaboration Talkspirit dont vos utilisateurs bénéficieront.

Activez OfficeNow pour permettre à vos collaborateurs de travailler en co-édition sur les fichiers du drive.

Offrez-leur la possibilité de travailler au quotidien avec leurs applications favorites en paramétrant un annuaire des applications accessible rapidement !

Vous pouvez également activer une Page d’Accueil pour créer un espace d’informations dédié à vos équipes !

Donnez leur accès à des outils de visioconférence et webinaire.

Activez un bot FAQ et renseignez questions et réponses sur les sujets de votre choix. Vos collègues n’auront plus qu’à poser leurs questions au Bot qui leur apportera les réponses que vous aurez renseignées. Vous pourrez obtenir les statistiques des questions les plus posées via cette fonctionnalité grâce à l’onglet Statistiques.

Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez des difficultés liées à la prise en main de l’outil, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Centre d'aide

Vous pouvez accéder à ce centre d’aide depuis votre plateforme utilisateur en :

  • sélectionnant Aide & Plus dans la barre de menu latérale gauche de votre plateforme.

  • sélectionnant Centre d’aide.

Assistance en ligne

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ou souhaitez remonter un dysfonctionnement, une proposition d’amélioration directement à l’équipe support ?

Depuis votre plateforme utilisateur :

  • sélectionnez Aide & Plus dans la barre de menu latérale gauche de votre plateforme,

  • Cliquez sur Assistance en ligne.

Assistance par email

L’équipe support peut être contactée directement par e-mail, à l’adresse [email protected]

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